【永久保存版】マイナンバー制度とは何か?~今すぐ押さえておきたいマイナンバー制度特集~

2015/09/30

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【永久保存版】マイナンバー制度とは何か?~今すぐ押さえておきたいマイナンバー制度特集~

2016年(平成28年)1月から、マイナンバー制度の運用がスタートします。その前段階として、2015年(平成27年)10月から順次マイナンバーの個人への通知が始まります。

しかし、マイナンバー制度の概要と実務での対応までを含めた全体像を把握するのは意外と大変です。押さえておくべきポイントは、読者の方が法人に所属する方なのか、それとも個人事業主なのかによって変わってくるためです。

そこで、今回はマイナンバー制度を分かりやすく理解するため、特集を組みました。基本から実務での対応まで、必要な情報をピックアップしているので、困ったときに参照してみてください。


目次

1.マイナンバー制度とは何か?

マイナンバー制度とは、住民票を持つすべての国民に一人1つのマイナンバー(個人番号)が与えられる制度です。

マイナンバーが使われるのは主に「社会保障」「税金」「災害対策」の3つに関連するときです。マイナンバーがあれば、これまで複数の機関に存在していた個人の情報を、同一人物の情報だと即座に確認することができるようになります。2016年(平成28年)からは、この番号に基づいて行政の関連処理が行われます。

社会保障、税、災害対策の分野で、国が効率的に個人情報を管理するためのシステム。それが、マイナンバー制度だと理解しておくとよいでしょう。

2.マイナンバー制度の施行の目的は?

マイナンバー制度を施行する目的は、主に3つ挙げられます。

まずは「国民の利便性の向上」です。
これまで、年金などの社会保障や税関係の申請を行うには、申請者が書類を事前に準備する必要がありました。マイナンバー制度が導入されれば、申請者は添付書類をつけずに、行政機関への申請が可能になります。

また、行政機関に登録されている自分の情報を確認したりすることも、現在より簡単に行えます。行政手続を簡素化することで、国民の負担を軽減する。それがマイナンバー制度を施行する目的の1つです。

2つ目の目的は「行政の効率化」です。
マイナンバー制度によって負担が減るのは国民だけではありません。行政機関や地方公共団体などの連携もスムーズになり、確認作業の手間とコストが削減されます。そのほかに、災害時における被災者台帳の作成などでもマイナンバーは活用されます。マイナンバー制度が施行されるのは、そんな「行政の効率化」のためでもあるのです。

そして、3つ目の目的が「公平・公正な社会の実現」です。
マイナンバー制度によって、所得などの受給状況を把握しやすくなります。社会保障において不正受給を防止しつつ、必要な人に対しては確実に給付することができます。マイナンバー制度を導入することで、きめ細やかな支援の実現ができるのではないかと考えられています。

社会保障と税制度の効率性・透明性を高め、国民の利便性をあげる――。それが、マイナンバー制度を導入する目的です。

【参考記事】マイナンバー制度の概要と企業・個人事業主に求められる対策

"マイナンバー制度対応作業を「実施している」企業は約17%にとどまるとの調査結果が出ています(日経BPコンサルティングの調査より)。この新しい制度は企業や個人事業主にどのような影響があるのでしょうか。それぞれ解説します。"


 

3.マイナンバー制度はいつから始まるのか?

マイナンバー制度が開始される時期についてですが、導入されるまでに2段階のステップがあります。

まず、2015年(平成27年)10月に「通知カード」が配布されます。
これは、日本国内に住民票を持つ全員に簡易書留で郵送されます。通知カードには12桁の番号が記されていて、それが自分に割り振られたマイナンバーです。
ただし、この通知カードはあくまでも、マイナンバーを通知するための紙のカードですが、マイナンバーのほか、氏名、住所、生年月日、性別の記載があります。

マイナンバーの制度の運用自体が開始されるのは2016年(平成28年)1月からで、希望者にのみ、「個人番号カード」が交付されます。この個人番号カードには、マイナンバーのほか、氏名、住所、生年月日、性別、顔写真が記載されています。

どちらのカードも個人情報が記載されているので、取り扱いには注意が必要です。

全員に送られてくる「通知カード」と、希望者が入手できる「個人番号カード」は混同されがちです。正確に理解しておきましょう。

【参考記事】自分のマイナンバーを使うのはいつから?何の書類に書くの?

"「マイナンバー」という言葉はやたらとよく聞くけれど、いつからスタートして、どんな書類に記載すればよいのかは、まだ知らない人も多いのではないでしょうか。説明していきたいと思います。"


 

4.マイナンバーはどんな時に使うのか?

マイナンバーの利用目的は、原則として「社会保障」、「税」、「災害対策」の手続きの3つに限られており、2016年(平成28年)1月1日以降に提出すべき申請書・届出書には、マイナンバーを記入する必要があります。

税務上の書類で一例を挙げると、所得税確定申告書にマイナンバーが記載されるようになります。スタートは2016年(平成28年)分からで、2017年(平成29年)2月16日から3月15日の期間に提出する所得税確定申告書にはマイナンバーを記載して提出しなければなりません。

また、健康保険・厚生年金保険では、加入するときの「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」や、雇用保険では「雇用保険被保険者資格取得届」や「雇用保険被保険者資格喪失届」などにマイナンバーの記載が必要になります。

記載が必要になる時期については、

「雇用保険被保険者資格取得届」=2016年(平成28年)1月1日以降提出分から
「雇用保険被保険者資格喪失届」=2016年(平成28年)1月1日以降提出分から
「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」=2017年(平成29年)1月1日以降提出分から

となります。

上記を踏まえると、行政機関や勤務先にはマイナンバーを提供する必要があるということです。また、個人事業主やフリーランスの方が、支払調書を作成してもらうために取引先にマイナンバーを提供するのも適切だということになります。

気をつけたいのが、行政機関や勤務先、取引先以外に、マイナンバーを知られないようにすることです。

個人番号カードについては、単独で身分証明書としても活用することができますが、裏面には個人番号(マイナンバー)が記載されています。店員がマイナンバーを控えたり、コピーしたりすることは認められていません。マイナンバーは原則として生涯同じ番号を使い続けることになるので、身分証明書として使う場合は、その点にくれぐれも注意しましょう。

【参考記事】注意!マイナンバーを提供してよいケースと悪いケース

"2016年1月からはマイナンバーが社会保障、税、災害対策の行政手続きで活用されることになりますが、個人情報ですから取り扱いには注意が必要です。悪用されないためには、どうすればよいのか。マイナンバーを行政機関などに提供する際の注意点について、今回は書きたいと思います。"


 

5.マイナンバー制度で自分の業務にどんな影響があるのか?

マイナンバー制度は通常の業務にどんな影響を与え得るのか。それは、法人に所属する方なのか、それとも個人事業主かで異なってきます。

【会社員の場合】
社会保障や税務に関する書類に記載するために、行政機関だけではなく、勤務先から求められた場合もマイナンバーを提供する必要があります。利用目的は、給与事務、法定調書の作成に限られているので、他の目的のために自分のマイナンバーが勤務先に利用されることのないように、注意を払いましょう。

【個人事業主やフリーランスの場合】
取引先にマイナンバーを提供するケースが出てきます。この場合も、目的は支払調書や源泉徴収票を作成してもらうためなので、発注書や見積書などに記載する必要はありません。社会保障や税務に関係があるかどうかで、提供して問題ないか否かを判断することが重要です。

【管理が必要な法人側の場合】
税務署に提出する源泉徴収票をはじめ、従業員の給与事務、法定調書などを作成するにあたってマイナンバーを記載しなければなりません。2015年(平成27年)10月に通知カードが配布されて以降、従業員のマイナンバーを管理する業務が必要になります。取引先に源泉徴収票や支払調書を発行する場合も、従業員のマイナンバーを確認したうえで、適切に管理しなければなりません。社内のルール作りなど整備していくようにしましょう。

さらに、マイナンバー制度の施行に伴い、法人版マイナンバーである「法人番号制度」も開始されます。これは13桁の番号で、やはり2015年(平成27年)10月に通知されます。この法人番号は公表され、誰もが自由に利用できる点でマイナンバーとは大きく異なります。法人情報として番号・名称・所在地がインターネット上で公開され、ダウンロードも可能になるので、有効活用するとよいでしょう。

【参考記事】マイナンバー制度は、個人事業主・フリーランスの業務にどう影響する?

"制度の概要こそ知っていても、業務にどのような影響が生じるのかまで知らない人が多いのではないだろうか。マイナンバーとはどのような制度なのか、特定個人情報保護委員会の委員でもある、東京工科大学コンピュータサイエンス学科・手塚悟教授に話を聞きにいった。"


 

6.マイナンバー管理で気をつけたいポイントは?

法人、あるいは、従業員を雇用したり、取引先に外注を行ったりしている個人事業主は、自身のマイナンバーを管理するだけではなく、他人のマイナンバーを集めて管理しなければなりません。そこで、漏洩を防ぐためのポイントを挙げたいと思います。

まず最も大切なところですが、上記したようなマイナンバー制度の目的や仕組みを担当者に周知徹底させることです。 民間の法人が従業員のマイナンバーを管理するのは、あくまでも給与事務、法定調書の作成のためで、従業員の個人番号を取得する際には、利用目的を通知および公表しなければなりません。

逸脱した行為・ミスが発生しないように、マイナンバーの管理を行う担当者を定めて、マニュアルに基づいた研修などを行いましょう。そのうえで、通知カードもしくは個人番号カードを持参してもらい、従業員のマイナンバーを確認して、保管します。

マイナンバーの保管にあたっては、

・文書を金庫に入れるなどの物理的なセキュリティ
・ハッキングされたり人的ミスで漏洩してしまわないための技術的なセキュリティ

この2つが必要となってきます。

また、退職した社員のマイナンバーを長期間保存することも、情報漏えいや不正利用につながりかねないリスクであると捉えておいたほうが良いでしょう。
給与計算業務で用いる扶養控除申告書の保存期間が7年間のため、退職者のマイナンバーも7年を経過したら、復元不可能な方法で破棄をするなどの対応が求められることになります。

【参考記事】個人番号カード・通知カードを紛失した時の対策

"なにしろ個人番号カードには、表面には氏名、住所、生年月日、性別、さらに本人の写真までも載っています。そして、裏面には12桁のマイナンバーが表示されているのです。個人情報の固まりのようなカードを渡されるなんて、今から不安で仕方がありません。"


【参考記事】本人確認で個人番号カードを提示してもよいのか?

"2015年(平成27年)10月から通知カードが発行されるマイナンバー。2016年(平成28年)1月にはさらに個人番号カードが希望者に発行されます。行政手続き以外に、レンタル店などでの本人確認として個人番号カードを提示してよいのでしょうか。"


 

7.様々な実務の場面で使える情報

そのほか、マイナンバー制度に関連する実務で押さえておくべきポイントをピックアップしました。参考にしてみてください。

マイナンバー制度は、企業の業務にどう影響する?

識者へのインタビュー形式で、マイナンバーの業務において、法人側が特に気をつけるべき点を事細かに解説。従業員の個人番号を取得するタイミングから、従業員以外からの取得や退職者の番号管理までを把握することができます。

マイナンバー制度の分かりにくいと言われる点を徹底解説

個人番号利用事務個人番号関係事務の違い」
「安全管理措置における委託の取扱い
「安全管理措置における廃棄

など、マイナンバーの事務を行う際に問題となってくる部分などを解説しています。

【アンケート結果発表】ギリギリで焦る企業が続出?マイナンバー対応

マイナンバー対応に苦慮する企業の声をアンケート調査しました。通知される3ヶ月前(2015年7月時点)の実態調査の数字が明らかにされているので、社内でマイナンバー制度への対応をプレゼンする際にご活用ください。

8.まとめ

以上、マイナンバー制度について、押さえておくべきポイントを中心にご紹介しました。導入された背景やその目的を理解すれば、実務面でどんな点に注意して作業を進めるべきかも見えてくるはずです。

今後、マイナンバーの利用範囲は、金融や医療の分野などにも広げられる見通しです。これからも「スモビバ!」では、マイナンバーの最新動向を分かりやすくお伝えしていきます。この特集ページも随時更新するので、ぜひ定期的にチェックしてみてください。

photo:Thinkstock / Getty Images

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