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スマホで証憑書類を管理しよう

2017/03/17

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スマホで証憑書類を管理しよう

見積書、発注書、請求書……。事業を行っていると、保管すべき書類がたくさんあり、それが日々増えていくので、うんざりしてしまいがちです。しかし、それは紙で保管しているからにほかなりません。保管書類の中でも、ひときわ多いレシートや領収書の管理をスマートフォンひとつで行えて仕訳もできるようになれば、経理作業の効率も上がるはず。その方法を紹介したいと思います。


POINT
  • スキャナ保存制度が改正され、スマホでレシートをスキャン保存することも可能に
  • スマホアプリ「弥生 レシート取込」を使えば、スマホで撮影するだけでOK
  • スマホでのスキャンならば、レシートの保管ミス、帳簿への記入漏れも防げる

スキャンでの保存が利用しやすく

税務上必要となる、商取引に関連した書類のことを「証憑(しょうひょう)書類」と呼びます。領収書、契約書、見積書、注文書、納品書などが、証憑書類にあたります。

証憑書類は紙で保存しなければなりませんが、一定の要件を満たせば、電子データで保存することも認められています。この「スキャナ保存制度」が、平成27年と平成28年の税制改正で従来の条件が緩和され、活用しやすくなりました。

主な変更点は以下の3つです。

  1. 上限金額が撤廃され、3万円以上についてもスキャナ保存ができるようになった(社内チェック制度は必要※)
  2. 電子署名が不要になった
  3. デジタルカメラやスマートフォンのカメラを使ったスキャンもOKに

なかでも、注目すべき点が3つ目です。これまではスキャナは原稿台と一体型に限られていましたが、スマートフォンのカメラを使ってもOKになりました。紙で保存する事務作業にサヨナラして、ペーパーレス化がこれからますます進んでいきそうです。
※小規模事業者の特例として「定期的なチェック」を税務代理人が行うときは、「相互けん制」としての社内チェックは不要です。
【参考】国税庁 電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました(平成28年8月)
【参考記事】スキャナ保存制度が使いやすく!

スマホでレシートをスキャン!

「でも、そう言われても何から始めればよいのか......」

ペーパーレス化したい一番の理由は「紙で保存するのが煩わしいから」だと思います。にもかかわらず、スキャン保存制度を活用していない理由もまた「やり方を覚えるのが煩わしいから」ではないでしょうか(笑)。よほど好きな人でない限り、経理作業は誰でもそういう側面があると思います。
では、ひときわ多いレシートや領収書が電子化できて、さらに会計ソフトにかんたんに仕訳として取り込めるアプリがあるとしたらどうでしょう?
実は「弥生会計」「やよいの青色申告」「やよいの白色申告」で、誰でも簡単にスマホでスキャンデータでの作業ができるようになりました。

やり方は、「弥生 レシート取込」のアプリをダウンロードして、スマホのカメラでレシートを撮影するだけ。画像データとして取り込まれた画像から、文字情報を自動で読み取って仕訳データに変換してくれます。

このアプリは、平成28年改正の電子帳簿保存法、スキャナ保存制度に対応しているので、所定の要件を満たすことでレシートの破棄が可能です。所轄税務署に申請して・承認を受けて、弥生シリーズのスマート取引取込の「スキャナ保存制度オプション」をオンにして使ってみてください。
「弥生 レシート取込」は、「やよいの青色申告」「弥生会計」「やよいの青色申告 オンライン」「やよいの白色申告 オンライン」「弥生会計 オンライン」に対応しています。

スマホなら入力漏れもなくなる

スキャンにスマホを用いれば、支払いがあったその場でレシートをスキャンすることができます。これなら紛失してしまったり、後で入力するときに漏れてしまったり、忘れてしまったりという心配がありません。

また、手持ちのスマホでできるので、新たにスキャナーなどを買わなくてよいのも、大きなメリットです。

ペーパーレスにできるだけではなく、会計ソフトへの取引入力の手間も省けてしまう「弥生 レシート取込」。経理作業の負担を軽くして、事業により集中することができます。ぜひ一度、使ってみてください。
【参考】
弥生で始めよう!ペーパーレス経理

photo:Getty Images

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この記事の執筆者

柳原つつじ
柳原つつじ

出版社勤務を経て、フリーエディター、コラムニスト。歴史、伝記・評伝、経営、書評、ITなどを得意ジャンルとして、別名義で著作多数。ここでは、脱サラフリーランスならではの視点で、お役立ち情報をお届けしたいと思います。

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