まだ間に合う!事業者がマイナンバーを導入する際の5つのステップ!

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執筆者:柳原つつじ

まだ間に合う!事業者がマイナンバーを導入する際の5つのステップ!

いよいよ来年からスタートする、マイナンバー制度。みなさん、準備はできていますでしょうか? おそらく、「ばっちり!」と答えられる事業者は少ないのではないでしょうか。マイナンバーがどういうものかという理解はだいぶん広まってきているようですが、実際にどんな対応が必要なのかまで把握している事業者はむしろ少数派でしょう。今回は、「何から手をつけていいのかがわからない」といった事業者の方のために、マイナンバーを導入する際の5つのステップをご紹介したいと思います。



POINT
  • 担当者と業務の範囲を明確に
  • 4つのルールを定めよう
  • 安全管理はしっかりと!

マイナンバー制度を導入するにあたっては、大きく分けて5つのステップがあります。一つずつ見ていきましょう。

1. 担当者・責任者の決定

まずは、マイナンバーの担当者を決めましょう。つまり「マインバーを取り扱う人」ということです。そして、その人を監督する責任者も決定します。担当者と責任者はなるべく別の人物のほうが、監視機能を働かせるためには望ましいです。

担当者と責任者は、内閣官房の広報資料や、特定個人情報保護委員会のガイドラインにも目を通して、マイナンバー制度をしっかりと理解しなければなりません。

2. 業務の見直し

担当者と責任者がマイナンバー制度を理解したら、マイナンバーを扱う業務にはどんなものがあるのかを洗い出します。そのうえで、どこからどこまでが、特定個人情報の範囲(下記参照)なのかを明確にしていきましょう。

【参照記事】マイナンバー制度の分かりにくいと言われる点を徹底解説

3. ルールの作成

次に、マイナンバーについてのルールを作成します。

従業員やその扶養家族から、どのようにマイナンバーを取得するのか、そしてどのように保管するのか(例えば紙媒体なのか電子媒体なのか)などを決めます。さらに、集めたマイナンバーを行政機関に提供するときに、どうするのかについても同様にルール化する必要があります。

そして、忘れてはいけないのが、廃棄についてのルール決めです。保存期間が過ぎると、収集したマイナンバーは復元できない方法で破棄、削除しなければなりません。その方法についても決めておく必要があります。

まとめると、マイナンバーの取得方法、保管方法、提出方法、廃棄方法の4つをルール化するということです(下記参照)。

【参照記事】マイナンバーの記載された書類の正しい管理法

4. 安全管理体制の整備

そして、安全管理の体制を整備していきます。組織の体制を整えて、定めたルールに沿った対応を行うように人材を教育します。

さらに、マイナンバーの盗難や漏洩を防ぐための物理的な安全管理や、社内システムのセキュリティなど技術的な安全管理についても検討していく必要があります。もし、安全管理を委託する場合は、委託の方法についても取り決めを行いましょう。

当然のことながら、これらの安全管理の整備は、実務に即したものでなければ、絵に描いた餅となってしまいます。運用面と設備面において不備がないかを確認して、調節していくようにしましょう。

5. 基本方針と取扱規程の決定

上記で決定したことを、指針として落とし込んでいきます。

まずは、特定個人情報などの適正な取り扱いのために、会社の基本となる方針を定めます。さらに、その基本方針に基づいた個人情報の運用方法を「取扱規程」としてまとめます。

そして、その「基本方針」と「取扱規程」を社内で公開して周知徹底を図っていくことになります。

以上の5つのステップを踏めば、万全の体制でマイナンバー制度を導入することができます。しかし、本格的に取り組むと結構、大変な仕事になりますよね。また、さらに具体的に何をすればよいのかを知りたい人もいることでしょう。

そんな人のために、弥生のあんしん保守サポートの対象サポートユーザーなら、チェックリストや規程類などのダウンロード、研修用動画の閲覧などができます。さらに「よくわかる 事業者のためのマイナンバーガイド」(ダウンロード版)もダウンロードすることができますので、ぜひ利用したいですね。

【参照】弥生でマイナンバー対策

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それでは2016年1月からスタートするマイナンバーの準備を進めましょう!

photo:Thinkstock / Getty Images

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この記事の執筆者

柳原つつじ
柳原つつじ

出版社勤務を経て、フリーエディター、コラムニスト。歴史、伝記・評伝、経営、書評、ITなどを得意ジャンルとして、別名義で著作多数。ここでは、脱サラフリーランスならではの視点で、お役立ち情報をお届けしたいと思います。

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