700枚の名刺をスキャンしてもらうのに何時間かかるのか試してみた

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700枚の名刺をスキャンしてもらうのに何時間かかるのか試してみた

社会人になって、3年目。フリーランスのライター・編集者として活動し始めて、約半年。その期間に溜めた名刺の枚数、約700枚。仕事柄、過去にお会いした作家さんやカメラマンの方など人脈を総動員して、本や雑誌・ウェブを作ることが多く、どうにかしてこの名刺の束を有効活用できないか、ずーっと考えておりました。


ネットでいくつか手段を探してみたところ、主に以下の3つであることが分かりました。

  1. 自分でスキャナを購入してスキャンする
    例:ScanSnap

  2. 店舗に名刺を持ちこんでスキャンしてもらう
    例:名刺スキャン代行サービス

  3. スキャンしに来てもらう
    例:スキャンマン

工数や値段などの軸で検討した結果、今回はスキャンマンさんにお願いしてスキャンしてもらうことにしました。

当日、30分ぐらい余裕の遅刻をかまして、汗だくで現場に現れた僕を笑顔で受け止めてくれたスキャンマンのお二人。

160325_scan_otabe_02.jpg

慌てて乱雑に放り出した名刺を手際よく整理してくださいます。その間に「Eight × スキャンデータ取り込み依頼書」にサイン。住所を優先するのか、名前を優先するのか、などのデータの取り込みに関する細かな取り決めを行います。

今回取り込んだデータは名刺管理アプリの「Eight」にデータがアップロードされます。「Eight」にアカウントのなかった筆者は早速、このためにアカウントを作成。自分の名刺を登録して、ものの5分ほどで登録できました。

スキャンのための準備が完了したため、早速、作業を始めるスキャンマンのお二人。いかついスキャナーを用いながら、黙々と作業をこなしていきます。

160325_scan_otabe_03.gif

このスキャナーで取り込めない特殊な形状の名刺も心配ありません。スマホで一枚ずつ写真を撮影し登録していきます。果たして、この大量の名刺は何時間でスキャンできるのでしょうか?

このサービスの基本的な情報を整理すると、まず申し込みはネットで受け付けています。スキャンには派遣型と郵送型があり、派遣型は東京23区内がサービス提供範囲です。最短で受付をしたその週にはスキャンに来ていただけるそうです。
必要なものは、机1つ分のスペースとWi-Fi環境のみ。あとはスキャンマンが自動的にやってくれるそうです。気になる料金は500枚当たり3,000円。申込日から2営業日以内の派遣希望の場合(通常は3営業日以降)は、500枚当たり5,000円という価格だそうです。

黙々と作業を進めるスキャンマンの邪魔をしてはいけないと思ったものの、「これをやっておくと作業が早くなる事前にできる準備はありますか?」と聞くと、「ファイルに入っている名刺を出しておいてもらえると助かります。」と答えてくれました。

スキャンマンの担当者の方がプライベートではミュージカルに出演しているという話や、最近観たミュージシャンの話などで盛り上がっているうちに、あっという間にスキャンが完了。1時間ほどで、計706枚のスキャンが完了しました。

160325_scan_otabe_04.jpg PCで見た場合の表示

160325_scan_otabe_05.jpg 名刺管理アプリ「Eight」で見た場合の表示

Eightでデータを開いてみると、ずらりと並ぶ約700枚の名刺データ。後日、データ入力が完了すると全てのデータがきちんと整理されて検索もできるようになっていました
早速、一度会っただけで連絡し忘れてしまっていた仕事関係の方にフリーランスとしての最近の活動を報告。久しぶりに打ち合わせをしようという話になりました。これも、名刺をデータ化したおかげでしょうか。

名刺の他にも書類データのデータ化も行っているそうなので、この機会にオフィスにあるアナログデータのデジタル化を検討してみてはいかがでしょうか? その便利さにもう戻れなくなるな、と、筆者は確信しました。

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この記事の執筆者

小田部仁
小田部仁

ライター、編集者。平成元年、東京都生まれ。太田出版『Quick Japan』編集部を経て独立。2015年はライティング・編集の仕事以外にも、映画やイベントへの出演など活動の場を広げている。

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