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会計帳簿の種類と日々のつけ方

公開日:

執筆者:小田宏一

会計帳簿の種類と日々のつけ方

日々の経理処理、確定申告の時にも欠かせないのが「帳簿」。記録する情報や使い方によって、種類はいろいろありますが、いずれも取引を記録するものです。個人事業主として開業したり、経理の仕事に携わったりすると、帳簿を用意し、記帳(帳簿に情報を記録すること)をするようになります。そんな時に悩むのが、帳簿の選び方。それぞれの帳簿にはどんな特徴があり、何を使ったらよいかを考えるヒントをご紹介します。



POINT
  • 帳簿とは、お金や物の増減など日々の取引を記録するもの
  • 帳簿は、確定申告の種類から必要な帳簿を選ぼう
  • 初心者は、手書きよりもソフトが便利!使いながら知識もつく!

小学生でも使える!?実はそんなに難しくない「帳簿」

帳簿という言葉を聞くと、多くの方は「専門知識が必要で、難しそう」というイメージが浮かぶのではないでしょうか。確かに、帳簿の記帳を含めた経理・会計処理をする方の中には簿記資格、または一定の知識をお持ちの方が大半だと思います。

でも、帳簿の中には小学生でも使えるものもあります。そう、それは誰もが一度は使ったことがある「おこづかい帳」。日付を書いて、何をいくらで買ったかを順に書いていくものですが、これは帳簿の一つである「現金出納帳」とほぼ同じ内容なのです。大人になってからつける「家計簿」もこれに含まれるのです。

帳簿はほかにも、いろいろな種類があります。
詳しくは以下に記載しますが、大きくは「主要簿」と「補助簿」の2つに分かれます。

<主要簿>

主に仕訳帳や総勘定元帳とよばれる帳簿ですが、財産や科目ごとの動きが一目でわかる複式簿記を行う際に、主となる帳簿となります。

<補助簿>

主要簿に記帳された情報をより詳細に、わかりやすくまとめた帳簿です。現金出納帳や預金出納帳、経費帳、固定資産台帳などがあります。

白色申告または青色申告の10万円控除を選択した方は、簡易簿記で日々の取引状況を記帳することになるので、現金出納帳や預金出納帳などの補助簿を用意すればOKです。

押さえておきたい帳簿の種類&特長

それでは、先ほど触れた主要簿・補助簿の具体的な帳簿について、特長とともにご紹介しましょう。まずは主要簿です。

<主要簿>

●仕訳帳

日々の取引を、発生した順番に、借方と貸方に分けて記入します。例えば、仕事で使う100円のボールペン1本を、事業用の現金で買ったというときには、

借方貸方
消耗品費 100円現金 100円

となります。

複式簿記では、まず仕訳帳を記帳し、その上で他の帳簿へ転記します。

●総勘定元帳

仕訳帳に記帳したすべての取引を、勘定科目ごとに記録する帳簿です。例えば、1で挙げた例を引用すると、「100円のボールペンを1本購入した」という一つの取引は、「消耗品に使った経費が増えた」と「現金が100円減った」とに分けられます。これらをわかりやすくまとめたものが総勘定元帳です。

続いて、補助簿を見ていくことにしましょう。補助簿はたくさんの種類がありますが、そのうち代表的なものを列挙します。

<補助簿>

●現金出納帳

事業用の現金の出入りを記載します。複式簿記で使う場合には勘定科目も記載しますが、単式簿記ではお金の流れだけを記録するため、とてもシンプルで書きやすい帳簿です。

●預金出納帳

通帳に記録されている金融機関の口座上でのお金の動きを帳簿に記帳します。基本的には、現金出納帳と同じ形式で、収入→入金、支出→出金という項目のみ異なります。

●売掛帳

代金を後日回収する約束で商品やサービスなどの提供をする取引を「売掛取引」といいます。これらの取引をまとめた帳簿がこの売掛帳です。記帳は、商品やサービスなどを提供したときと、その代金を回収した時の2回記録します。売掛取引が多いサービス業・小売業・卸売業などでは、使用頻度が高い帳簿といえます。

●買掛帳

代金を後日支払う約束で商品やサービスなどの提供を受ける取引を「買掛取引」といいます。買掛帳も売掛帳と同様に、商品やサービスなどの提供を受けたときと、その代金を支払った時の2回記録します。原材料をもとに利益を生み出す製造業、商品を仕入れて販売する小売業などでは使用頻度が高い帳簿でしょう。

●経費帳

材料費や仕入代などを除いた経費について、勘定科目ごとに記帳します。消耗品費や交通費、地代家賃など確定申告の時に提出する青色申告決算書(白色申告の場合は、収支内訳書)にある勘定科目にあわせて記帳しておくと作成が楽になるということもあります。

●固定資産台帳

パソコンやカメラなど、主に10万円以上の物で、事業のために1年以上使うものを固定資産といいます。固定資産台帳には、物の種類や耐用年数、設置場所などを記帳し、会計処理に役立てます。

初心者は、簡単で正確に入力できる会計ソフトを選ぶべし!

帳簿作成は、手書きや表計算ソフトを利用して作成することも可能です。ただし、正確かつ確実に経理処理をしなければならいため、最低限の会計知識が求められます。そのため、効率を考え、会計ソフトを使う方が非常に多く、税務署や青色申告会等でも会計ソフトを使った記帳指導を実施しています。

会計ソフトは、従来から使われてきたパソコンへのインストール型のほか、近年ではインターネットを使ってオンライン上でデータ管理するクラウド型も登場しています。クラウド型はパソコンやタブレット、スマートフォンなど端末を選ばずに入力・閲覧できる便利さなどで普及が進んでいます。

また、多くのソフト会社が税制改正に対応したデータアップデート、会計知識がとぼしくても利用できる工夫とサポート体制を充実させているので、初心者でも安心して使うことができます。帳簿も、必要に応じたものが作成できるシステムになっているので、手間もなく便利です。

少しばかりの基本的な知識は必要ですが、一つ一つの取引を記帳しながら覚えていくのが、何よりの近道。数カ月もしたら、きっと記帳もマスターできていることでしょう。ご自身の財産や取引状況を正確に記録しながら、次のビジネスに役立てていくことが大切です。

photo:Thinkstock / Getty Images

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この記事の執筆者

小田宏一
小田宏一

大阪を拠点に活動する書籍ライター・編集者。現在は企業取材および記事執筆、ビジネス書や社史の執筆代行・編集を手がける。電子出版による社会貢献事業「著者発掘コンテスト」を主宰。著書に「経営者・フリーランスのための Amazon Kindle執筆術」(金風舎刊)。著者サイト:http://writer-oda.com/

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