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見積書と見積請書は何が違う?その書き方、渡し方のマナーとは

公開日:

執筆者:スモビバ!編集部

見積書と見積請書は何が違う?その書き方、渡し方のマナーとは

新しい取引先と新規で取引をする際には、あらかじめ必ず「見積書」を提示することになります。見積書は会社ごとにその書式が微妙に異なり、統一された書式というものはありませんが、自社が売り込もうとしている商材にあった見積書を作成することが何より重要です。
また、場合によっては見積書ではなく「見積請書」なる書類を出してほしいと言われることもあります。そこで今回は、これら2つの書類の書き方や出し方のルール、その違いについて解説していきたいと思います。



POINT
  • 見積書と見積請書は、意味が違う
  • 見積書と見積請書は、記載項目が異なる
  • 受け渡しの際のマナーにも気を配る

見積書と見積請書ってなにが違うの?

通常、一般的な取引においては「見積書」を提示することが多く、「見積請書」を交付したことがあるという人は少ないのではないでしょうか。
そもそもこの両者は何が違うのでしょうか。

見積書とは、自社が販売する商品や提供するサービスに対する金額を記載したもので、発注や契約に先立ち、取引先に提示して検討してもらう資料のことです。見積書は会社間の取引だけではなく、個人で車や不動産など高額な資産を購入する際には、その販売元などから発行してもらうことがあるでしょう。

これに対し見積請書とは見積もりと同時に請負いの意思も表示する書面のことで、見積書兼請書とも言います。 これは提示した条件で発注があれば、必ず受注することをあらかじめ相手方に対して伝えるための書面で、具体例で言うと、行政の発注する公共工事などの入札の際に使用したりします。
わかりやすく言えば、「この見積もりで発注していただければ、責任をもって受注しますよ」という意思を伝える書類が見積請書です。

見積書と見積請書の書き方の違いについて

では具体的に見積書と見積請書の記載方法にはどのような違いがあるのでしょうか。

基本的にはどちらも「見積もり」としての役割があるのは同じですので、商品やサービスに対する詳細な見積もりや受注の際の条件などを細かく記載します。

決定的な違いとしては、見積書はあくまでこの金額で対応が可能ですよ、という目安を会社として提示するものであり、その見積金額や条件自体を表示する書類であるのに対し、見積請書はこれに加えて、細かな受注条件や履行場所、履行期間なども記載して署名捺印することです。

そのため原則として見積書を受け取った相手方がその内容を承諾して発注した場合は、必ず請けなければなりません。

単なる見積書の段階であれば、発注したいと言われた後に受注を断ったとしても断ること自体は可能だったりしますが、見積請書を発行している場合は、見積もりと同時に受注の意思を書面で明確に通知しているため、相手方が発注すれば自動的に契約は成立します。

見積書と見積請書の渡し方について

見積書や見積請書の渡し方には、郵送、手渡し、ファックスそしてメールの4つの方法があります。それぞれ気をつけるべきマナーについて解説したいと思います。
(以下、便宜上見積書等と表現します)

●郵送

郵送で送付する場合は、できる限り見積書等と同じサイズの封筒で送付することとし、どうしても封筒がない場合は、三つ折り程度にとどめあまり細かく折りすぎないようにしましょう。 また、見積書等だけ送りつけるのではなく、必ず送付状を付けて郵送するようにしましょう。

●手渡し

直接手渡しで見積書等を受け渡す際には、ただ渡すのではなくできる限り見積書等の内容についてもその場で説明するようにしましょう。せっかく会って渡すのであれば、そのチャンスをしっかりと活かしましょう。

●ファックス

相手方がファックスを希望した場合は、見積書等をファックスで送信することもあります。この際も必ず送付状を付けるようにしましょう。また、送信前と送信後に必ず確認の連絡を入れるようにしましょう。

●メール

最近ではメールで見積書等を添付することも多くなりました。この場合は、データをPDF化するなど、絶対に後から上書きできないようなファイル形式で送るようにしましょう。エクセルファイルなどをそのまま送信すると、後から内容を書き換えられ大変なことになりますので、送信前に再度チェックして十分に注意しましょう。

見積書は普段よく目にすることの多い書類ですが、細かく突き詰めていくと実は知らなかったことなどがけっこう見つかるものです。また、見積請書についても滅多に取引先から依頼されることはないと思いますが、万が一依頼された場合は、どういう主旨で見積書ではなく見積請書をほしがっているのかを必ず確認する習慣をつけると、トラブルや行き違いを防止できるでしょう。

photo:Thinkstock / Getty Images

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スモビバ!編集部
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個人事業主・フリーランスの方に役立つ情報・ネタを探して、北は北海道、南は沖縄まで東奔西走する毎日。全国のスモビなみなさんがビバ!になるように全力で応援中。いいね!を押していただけると喜びます。

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