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相手の印象をよくするメールの書き方、送り方講座

公開日:

執筆者:スモビバ!編集部

相手の印象をよくするメールの書き方、送り方講座

今やビジネスにおけるコミュニケーションツールとして、メールはさまざまなシーンで活躍しています。ただし、メールはその送り方を間違えると、取引先に対して失礼になり、場合によってはクレームに発展することもあるため注意が必要です。そこで今回は、社会人であれば必ず押さえておきたいメールの書き方、送り方に関する基礎知識について解説したいと思います。



POINT
  • 相手が忙しい時は、メールの方が好まれる
  • 相手のことを考えて、短めの要点を抑えた文面を心がける
  • 視覚的に見やすいメールの文面を心がける

どんな時にメールを使って連絡すべきなのか

ビジネスにおける意思伝達ツールには、メールの他にも電話やファックス、郵送などがあります。では、どのような場合にメールを使って連絡をすべきなのでしょうか。考えられるケースは以下のとおりです。

取引先担当者が多忙の場合

例えば取引先に電話をしても、担当者が忙しくて電話に出られないような場合については、その後何度も掛け直すよりも、電話口の人にメールで用件を送信する旨を伝えて、伝言を残しておいてもらえばそれだけでことが足りるのです。多忙な相手方も、メールであれば空いた時間に確認することができるためとても助かるでしょう。

資料を見せたい時

取引先に商品を売り込もうとする際には、商材の画像やパンフレットなどを実際に見てもらうことが重要です。以前はこれらを郵送で送ったりしていましたが、今の時代そんなことをしていては、他の企業に先を越されてしまいます。そこで、資料をPDF化した資料をメールに添付して送信するのです。これによりとてもスピーディーに商談を進めることが可能になるでしょう。さらに、動画や対象ページへの誘導をすることで、迅速な対応が可能になるだけでなく、効果的な案内が可能になります。

メールを書く時は、どんなことに注意すべきか

件名を簡潔に記載する

メールを受け取った相手は、最初に件名を確認します。
件名があいまいな場合は、受け取った相手側もそのメールを読まずにそのまま放置してしまう可能性があります。しっかり読んでもらえるよう、内容を簡潔かつ具体的に20文字程度でまとめて記載します。

できる限り簡素にまとめる

メール文書は、通常の書類送付とは違い、素早く意思疎通ができるため、一度のメールで多くの文量を送信する必要はありません。そのため、書類送付状に記載するような、季節の挨拶文などは省略し「いつもお世話になっております」程度でも問題ありません。むしろその方が取引先にとっても素早く読めて助かるはずです。

返信先のアドレスを必ず記載する

メールを送信する際には、取引先が返信先に困らないよう、必ず返信用のメールアドレスを記載するようにしましょう。送信メール宛に返信をしてもらうことを当然と考え、メールアドレスの記載を省略するのはマナー違反です。必ずメールの最後に、差出人の名前や連絡先などと一緒にメールアドレスを記載するようにしましょう。

35文字以内で改行する

メールの一行あたりの文字数が35文字を越えてくると、読む際にその都度横スクロールが必要となる可能性があり、読み手にとって非常に読みにくいメールとなります。ビジネスメールは読みやすさ、見やすさがもっとも重要ですので、最高でも35文字以内で改行を入れるよう心がけましょう。
また、段落ごとに改行すると、見た目が整理されたきれいな文章のように見えます。

相手の印象をよくするワンポイントアドバイス

取引先にとって、あなたから受信したメールの見た目は、 あなた自身の「身だしなみ」と捉えます。すなわち、見た目が読みにくいメールを送れば、取引先としてはちょっとしわが寄ったスーツを着ている営業マンに見えているということです。
そのため、メールの見た目をよくするということは、ビジネスにおいて非常に重要なことなのです。
例えば、取引先に明日の契約時の持ち物について説明するメールを送るとした場合には、

明日の契約時の持ち物ですが、契約書、会社謄本、印鑑証明書、代表者の住民票、以上のものをお持ちください。

と記載すると、意味は理解できますが、複数の単語が連続しているため、もしかすると見落としてしまうかも知れません。
この文章を以下のような見た目に変えるとどうでしょう。

明日の契約時には、下記の書類が必要となりますので、予めご確認の上ご持参ください。
1:契約書
2:会社謄本
3:印鑑証明書
4:代表者の住民票

要点をまとめて箇条書きにすることで、見た目がきれいになり、要点がストレートに伝わるのです。取引先もこのように見やすいメールを見れば、相手の営業マンに対する印象も良くなるでしょう。

このようにメールの書き方や魅せ方は、アナログの書面とは違ったポイントがあります。もしも判断に迷った場合は、必ず自分が受信する側になったと仮定して考える癖をつけると良いでしょう。

photo:Thinkstock / Getty Images

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スモビバ!編集部
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個人事業主・フリーランスの方に役立つ情報・ネタを探して、北は北海道、南は沖縄まで東奔西走する毎日。全国のスモビなみなさんがビバ!になるように全力で応援中。いいね!を押していただけると喜びます。

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