注文書・注文請書の基本的な書き方とルール

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執筆者:スモビバ!編集部

注文書・注文請書の基本的な書き方とルール

取引を交わすときに欠くことができないもの、それは「契約書」です。そのなかにおいて注文書と注文請書とは、簡単に言うと取引成立の意思表示を示す簡易的な契約書のことです。普段、注文書と注文請書は同じものだと思われがちですが、実際は性質的に異なっています。また、取引過程において出す順番にもそれぞれ違いがあります。
そこで今回は、注文書と注文請書の違いとは何か、注文書と注文請書の書き方について、また、注文書と注文請書の渡し方や出し方の基本的なルールなどについてわかりやすく紹介していきたいと思います。



POINT
  • 「契約書代わり」の註文書と注文請書
  • 注文書と注文請書に記載すべき必須項目とは
  • リスク回避のための注文書と注文請書

注文書と注文請書との違いは何か

注文書は別名「発注書」とも呼ばれています。注文書とは、注文するお客様側が発行するものです。注文請書とは、注文に対して「引き受ける意思をあらわす」ために、注文された業者側が発行するものです。
注文書と注文請書は、簡易的な契約書のようなものです。たとえば、すでに基本契約を会社間が結んでいた場合、複数ある仕事の契約書の代わりとして注文書と注文請書という形で取引をやり取りする場合が多いのです。
となると、実質的に注文書と注文請書には印紙を貼る必要はあるのだろうか、という疑問が浮かんできます。答えは、内容によっては必要となります。注文書と注文請書は取引成立を示す請負の契約書と等しいものであって、通常なら業務受側の注文請書だけに印紙が必要になりますが、注文請書をもらわず、注文書で取引が成立した場合も印紙が必要になります。詳しくは、国税局のホームページを参考にしていただければと思います。

注文書と注文請書の書き方とは

注文書と注文請書は簡易契約書と呼ばれるほどの重要な書類ですので、記載すべき内容も双方の取引を交わす意思をある程度明瞭にしなければなりません。そこで、本節では注文書と注文請書に記載すべき最低限の内容について明らかにしたいと思います。

まずは双方の主体が誰であるのかを明記する必要があります。つまり、受注者と注文者の基本的な情報が必要です。たとえば、受注者と注文者の氏名・住所・連絡先などがあります。
次に、注文した日付や納期などを明記する必要があります。また、注文内容は何かについても詳しく書く必要があります。例えば、品名、数量、金額などがあります。
更に、納品の場所や方法なども指定すべきです。最後に、支払い条件などについても忘れずに書きましょう。

注文書と注文請書の渡し方・出し方について

注文書と注文請書には出す順番があります。
発注者はまず受注者に注文書を渡したあと、受注者から注文者に注文請書が渡され、互いの取引成立の意思が形として残ります。
しかし実務上は、注文者が受注者に注文書と注文請書(同一のもの)を作成し、受注側が捺印して返す習慣が多いようです。それでも互いの意思を表すことができれば特に問題があるわけではありません。
ただ、「リスクのある取引」と言われているケースも存在します。
それは、注文書と注文請書などがなく「見積書」をもらってOKが出されただけで仕事をしてしまうケースです。
この場合、双方がトラブルに巻き込まれるリスクが高くなります。なぜなら、通常「見積書」には具体的な注文先、受注日、納品の期限、納品方法、支払方法や支払期日などが明記されていないからです。

仕事において納品の期限や支払い期日などを明記することはトラブルを避ける重要なポイントになりますので、重要な項目をしっかりとおさえ、書面に明記して、互いに意思確認を行った上で取引をすすめるのが、なによりのリスク回避となるでしょう。

photo:Thinkstock / Getty Images

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