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進んでいますか? マイナンバーの収集における注意点

公開日:

執筆者:柳原つつじ

進んでいますか? マイナンバーの収集における注意点

2016年(平成28年)から運用が始まったマイナンバー制度。すでにマイナンバーを提出したり、また逆に、受け取ったりというケースが出てきていることかと思います。しかし、マイナンバーは、取扱いに慎重な対応が求められる特定個人情報です。従業員やその家族などからマイナンバーを取得する際には、どのような手続きが必要なのか。また、その際の注意点などを解説します。



POINT
  • 利用目的を提示して同意を得る
  • 「なりすまし」を防ぐ本人確認を
  • 利用、提供、破棄を記録しておこう

マイナンバーを収集する手順

従業員が1名以上いる事業者は、法人か個人事業主かにかかわらず、社会保障・税・災害対策分野の行政手続きで、従業員のマイナンバーが必要となります。

入社時の健康保険や雇用保険、年金等の加入手続で必要になるだけではなく、年末調整時の源泉徴収票にもマイナンバーの記載が必要になりますし、結婚などによる氏名変更時における保険の変更届や、育児休業・介護休業における給付金の支給申請にもマイナンバーが必要になります。退社時の雇用保険等の資格喪失届にも、同様に従業員のマイナンバーを記載することになります。

さらに、従業員に扶養家族がいる場合は、扶養している家族全員分のマイナンバーを提出してもらいます。扶養していない家族のマイナンバーは、受け取ることができませんので、間違いないようにしましょう。

収集にあたっては、まず利用目的を提示し、同意を得ます。提示の仕方としては、「マイナンバーを以下の目的で利用いたします」として、下記のように複数挙げるという方法もあります。

税務

  1. 源泉徴収票作成関連事務等
  2. 住民税徴収関連書類作成事務等
  3. 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書作成関連事務
  4. 退職所得に関する申告書作成関連事務
  5. 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成関連事務
  6. 企業年金等関連事務

社会保険

  1. 健康保険・厚生年金保険届出関連事務(従業者の配偶者向け:国民年金の第3号被保険者の届出事務)
  2. 健康保険・厚生年金保険申請・請求関連事務
  3. 雇用保険・労災保険届出関連事務
  4. 雇用保険・労災保険申請・請求関連事務
  5. 雇用保険・労災保険証明書作成関連事務

そのうえで、本人確認を行い、マイナンバーを提出してもらいます。

どうやって行う?本人確認

マイナンバーを収集する際の本人確認は「なりすまし」を防ぐために、「番号確認」と「身元確認」を厳密に行う必要があります。「マイナンバーカード」で番号確認と身元確認をするか、もしくは「通知カード」や「マイナンバーの記載された住民票の写しなど」で番号確認を行い、「運転免許証」など写真のついた身分証明書で身元確認を行いましょう。

対面だけでなく、郵送、オンライン、メール、電話によりマイナンバーを取得する場合も、同じように番号確認と身元確認が必要となるので、きちんと手順を踏んで、本人確認をするようにしましょう。詳細は、下記をご参照ください。

参考:本人確認の措置(内閣官房ホームページより)

ただし、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できる場合は、不要とすることができます。また、従業員の扶養家族の本人確認については、従業員自身が行えばよいとされているので、事業所としては行う必要はありません。

マイナンバーの保管や破棄も厳密に!

マイナンバーを収集・利用・廃棄・提供した際は、その都度、「いつ」、「誰が」、「誰の」マイナンバーを「利用した」、あるいは「収集した」などの取り扱い内容を記録しておくことが求められています。そうすることで、マイナンバーの取り扱いが適正に行われていることを確認することもできますし、万が一、漏えいした際にも追跡がしやすくなります。

また、書類などを保管するときは、鍵のかかるキャビネットに保管すること。データをパソコンで保管する場合は、権限のある人以外アクセスできないようアクセス制御を行うなど、厳密な管理が求められます。

そして、忘れてはならないのが、破棄のタイミングです。従業員が退職した際には、必要な処理がすべて終わった後、速やかにマイナンバーを破棄しなければなりません。破棄のときにも、破棄したという事実と日時、作業者などを記録に残しておきます。

以上を踏まえたうえで、社内マニュアルを作成し、担当者を明確にしたうえで、社内教育を徹底するようにしましょう。

photo:Thinkstock / Getty Images

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この記事の執筆者

柳原つつじ
柳原つつじ

出版社勤務を経て、フリーエディター、コラムニスト。歴史、伝記・評伝、経営、書評、ITなどを得意ジャンルとして、別名義で著作多数。ここでは、脱サラフリーランスならではの視点で、お役立ち情報をお届けしたいと思います。

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