やってはいけない! ダメなビジネスメールの文例集

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やってはいけない! ダメなビジネスメールの文例集

私生活でもビジネスでも、メールは今や欠かすことのできないコミュニケーションツールとなりました。しかし、気軽に使えるだけに、迂闊な文章表現をしてしまいがちなのが、メールで気をつけなければならないところ。特にビジネスにおけるメールのマナー違反は、致命的な結果にもなりかねません。ダメなビジネスメールの文例を紹介していきましょう。


POINT
  • はじめての相手に「お世話になっております」を定型文として用いないこと
  • 顔文字、疑問符、感嘆符は用いない
  • 件名は具体的でわかりやすいものにする

初めてメールを送るときの挨拶

ビジネスにおいて、ファーストコンタクトをメールで行うという場面もあるでしょう。そんなときに気をつけたいのは、「お世話になっております」という表現を定型文のように用いないということ。せめて「はじめまして」と書きたいところですが、これでもビジネスメールとしては、十分とは言えません。

「はじめてご連絡差し上げます。」
「突然のメールで失礼いたします。」
「株式会社〇〇の□□様よりご紹介をいただきました。」

といった文で、相手に「はじめて(初回)の連絡である」ということが明確に、かつ、より詳細に伝わるようにしましょう。便利な「お世話になっております」を安直に用いないことです。

顔文字は使わない

また、ビジネスで用いるメールの場合、当然、顔文字を使うのはNGです。どれだけほかの部分がきちんと書かれていても、最後の締めくくりに、

「よろしくお願いします(^O^)/」

とあるだけでも、印象ががらりと変わってしまいます。仕事をしても本当に大丈夫な相手なのかどうか、心配になってしまいますので、顔文字は使わないようにしましょう。

相手がメールに顔文字を使ってきた場合は、多少は臨機応援に対応してもよいですが、自分のなかでの基準があいまいになってしまいます。「相手がどれだけ砕けたメールをしてきてもこちらは文章を崩さない」というスタンスをとるほうが、無難かもしれません。

疑問符・感嘆符は使わない

「○○をお願いできますでしょうか?」
「ありがとうございました!」

という具合に「?」と「!」をビジネスメールで用いることも、できるだけ避けましょう。顔文字に比べれば、許容範囲とされやすいところですが、ともに、使わずとも文意は通じるはずです。

親しみを表現する手段としてご法度ではありませんが、少なくとも付き合いが浅いうちは、使わないほうがよいでしょう。もし、文面を柔らかくしたいならば、文末に「ですね」と入れるなど(これも多用はNGです)、文章表現で工夫するのがベターです。

件名は具体的なものを

本文と同様に、「件名」も大切です。

「ありがとうございました」
「例の件について」
「お考えをお聞かせください」

以上のような、中身がよくわからない件名をつけるのは避けましょう。具体的に何が書かれているのか、簡潔にわかるような件名をつけないと、先方は重要度がすぐに判断できませんし、あとから検索することも難しくなります。

「新規プロジェクトの立ち上げについて」
「5/20(土)午前11時の打ち合わせの件」
「販売会議の日程変更のご相談」
「価格決定のご報告」

というように、具体的かつ簡潔な件名にすること。最低限「何の」用件なのかを入れて、必要に応じて「いつの」用件なのかという情報も入れましょう。ただし、件名が長すぎるとわかりづらいので、20文字以内に収めるようにすること。

そのほか「改行を適宜して、ダラダラ文にならないようにする」「箇条書きを活用し、見やすい文面にする」など、レイアウト面もビジネスメールでは気を配りたいところです。

以上、いくつか挙げましたが、共通しているポイントは「読んだ相手の立場に立って考える」ということです。もし、自分がこのメールを受け取る立場ならば、どんなふうに思うのか。相手がどんなタイプの人でも、失礼にはあたらないか。よく吟味することです。

忙しいとメールを読み返す時間も惜しくなります。でも「急がば回れ」。メールでのすれ違いが生まれると、余計に時間的なロスになります。

誤解がなく、わかりやすく、丁寧な文面になっているか、よくチェックしてから、メールを送るようにしましょう。

photo:Getty Images

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この記事の執筆者

柳原つつじ
柳原つつじ

出版社勤務を経て、フリーエディター、コラムニスト。歴史、伝記・評伝、経営、書評、ITなどを得意ジャンルとして、別名義で著作多数。ここでは、脱サラフリーランスならではの視点で、お役立ち情報をお届けしたいと思います。

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