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国税関係書類のスキャナ保存制度の申請方法

公開日:

執筆者:柳原つつじ

国税関係書類のスキャナ保存制度の申請方法

契約書や領収書、請求書、見積書……かさばって保管に困る紙の書類も、スキャナーを利用して電磁的記録で保存することができれば、経理の負担は大きく減ります。平成27年と平成28年の税制改正では、従来の条件が緩和されて、スマートフォンやデジタルカメラでも対応できるなど、スキャナ保存制度が活用しやすくなりました。今回は申請方法について解説します。



POINT
  • 開始日の3カ月前に所轄の税務署へ申請書を提出すること
  • 社内規程や業務フローの制作も必要
  • 書式を一括ダウンロードできるサービスもある

申請までのステップ

税制改正によって、スキャナ保存制度の条件が緩和され、3万円の上限は撤廃。電子署名が不要になったほか、重要書類(※)以外の書類については、カラー保存も不要で、白黒(グレースケール)での保存が認められることになりました。これにより、スキャンデータを保存にするためのデータ容量も大幅に削減できるでしょう。
(※)重要書類は、領収書・契約書及びこれらの写し、資金やものの流れに直結・連動する書類(請求書・納品書等)が該当します。
【参考記事】スキャナ保存制度が使いやすく!

スキャナ保存を始めるには、まず、スキャナ保存制度の対象とする書類を決めます。領収書、納品書、などのうち、何を画像データで保存するのか、ということです。

次に、スキャナ保存制度に対応した規程や組織体制を整えていきます。そして、スキャナ保存制度に適用したシステムやスキャナ、タイムスタンプを用意します。

あとはマニュアルを整備して、社内でルールを決めれば、下記の承認申請書を税務署に提出できるという流れです。

承認申請書はスタートの3カ月前の日までに提出

承認申請書は、スタートしたい日(「備付け開始日」と呼びます)の3カ月前の日に所轄の税務署へ提出すること。例えば、2017年5月15日からスタートしたい場合は、2017年2月14日までに、2018年1月1日からスタートしたい場合は、2017年9月30日までに税務署に申請書を提出する必要があります。
承認申請書を提出後、税務署での審査を経て問題がなければ、申請書に記載した「備付け開始日」からスキャナ保存を始めることができます。

申請書の内容を少し見てみましょう。

「1 承認を受けようとする国税関係書類の種類、書類の保存に代える日及び保存場所等」の欄では、「書類の種類」のところに、「納品書」「請求書」「領収書」というふうに、スキャナ保存したいものを書きます。

次に、入力方式については「業務」「速やか」「適時」から選びます。請求書や領収書については、「早期入力方式(速やか)」もしくは「業務処理サイクル方式(業務)」を選択することができます。7日以内に登録する場合は「早期入力方式(速やか)」、毎月まとめて登録する場合は、37日以内に登録する「業務処理サイクル方式(業務)」を選択するとよいでしょう。
なお、領収書などを受領した従業員が、スマートフォンなどでデータを作成する場合は、「受領者等による読取」を「あり」にチェックをして、領収書などに署名をし、3日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。

そのほか、「保存場所(下段)」欄には、保存する場所を記載するなど、手引きに応じて、記載していくことになります。準備をすることもあるので、次項で説明します。
【参考】
国税庁 国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請書 記載例

必要な書類をすべて一括でダウンロードできる

そのほかに、事業規模に合った規程や、どのようにして電子データの取り込みを確認するのかという業務フローなども作成しなければなりません。

弥生で始めよう!ペーパーレス経理「スキャナ保存制度の規程や申請書をダウンロードする」を利用すれば、スキャナ保存制度を行う場合に税務署へ提出する資料の一式をダウンロードできます。

社内規程、業務フロー、承認申請書......。これらをすべて自分で作るのは大変ですが、上記の資料には、作成時のポイントも記載してあります。

ペーパーレス経理が実現すれば、作業が効率化し、スペースも有効に使うことができます。申請手続きをスムーズに進めるために、ぜひ活用してみてください。

弥生でペーパーレス経理を始めよう!

弥生では、ペーパーレス経理を推進するため、「弥生で始めよう!ペーパーレス経理」をWebページで掲載中。

photo:Getty Images

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この記事の執筆者

柳原つつじ
柳原つつじ

出版社勤務を経て、フリーエディター、コラムニスト。歴史、伝記・評伝、経営、書評、ITなどを得意ジャンルとして、別名義で著作多数。ここでは、脱サラフリーランスならではの視点で、お役立ち情報をお届けしたいと思います。

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