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請求書の送り方の基礎知識

公開日:

執筆者:カトウ・マユ

請求書の送り方の基礎知識

金額、項目を間違えずに請求書を発行し、得意先の締め日に間に合うように送るのは支払いを受けるために欠かせない業務です。しかし、宛先を間違えて書き直したり、作成に時間がかかったりと苦手意識を持っている人はいませんか? 取引先の支払い業務に迷惑がかかるミスをしないように、請求書の送り方の基礎知識をおさらいします。



POINT
  • 請求書は宅配便NG! 窓空き封筒で郵送が便利
  • PDFをメール送信する場合は事前に取引先に確認してから
  • 請求書作成サービスの郵送機能を活用しよう

請求書は宅配便NG! 窓空き封筒を使うと便利

請求書の内容(取引年月日、内容、金額など)と送付先に間違いがないか確認し、取引先の締め日に間に合うように送付しましょう。

請求書は納品書や見積書などとともに「信書」に定義されているので、日本郵便での郵送のみ利用可能です。民間業者による宅配便で送付することはできません。とはいえ例外はあり、長さ・幅・厚さの合計が73cmを超え、または重量が4kgを超えるなどの規定を満たした信書便物を送付する許可を得た宅配事業者はあります(ネット通販の荷物に納品書などが入っていますよね!)。いずれにせよ、締め日前日に翌日午前着の宅配便で請求書を送ろうなんて考えはNGです。一般郵便物は原則3日以内に届きます。取引先の締め日に間に合うように投函しましょう。

また、郵送の際に間違えがちなのが、封筒に書いた宛名とは違う取引先への請求書を入れてしまうこと。送付し直しなど手間が増え、取引先にも迷惑をかけてしまいます。そこで、便利なのが窓付き封筒です。請求書に送付先の住所や企業名、担当者名を記載しておけば、封筒にラベル貼りや宛名書きの手間がなくなり、中身の入れ間違いを防ぐことができます。サイズは、A4を三つ折りで封入できる長形3号がおすすめです。

封筒に「請求書在中」と記載すれば、取引先が他の郵便物を仕分けしやすくなり支払い漏れ防止につながります。「請求書在中」のスタンプがあれば便利ですね。記載位置は一般的には封筒の表側左下です。

請求書をメールで送信する場合は事前に取引先に確認してから

メール添付で請求書を受領する取引先が増えています。その場合は、PDFファイルにして送付します。受け取り側の誤操作などで金額が変更されてしまったり、取引先の使用のアプリとバージョンが異なり開かないといったトラブルを防ぐことができます。

取引先によっては、押印のない請求書や電子印鑑の使用を不可としている場合もあります。またPDFの請求書にも実際の印鑑で押印した印影を求められるケースもあり、この場合、一度紙に印刷した請求書に押印し、スキャンしてPDF化する手間が必要になります。メールにて請求書を受領する取引先それぞれに細かいルールがある場合が多いので、メール送信する場合は、事前に取引先にその会社のルールを確認してから請求書を用意しましょう。

請求書作成サービスの郵送機能を活用しよう

請求書の送付に苦手意識を持っているのなら、クラウド型の請求書作成サービスを利用するのも手です。中でも「Misoca」は、好みのテンプレートを選びフォームを埋めていくだけで請求書が作成でき、デスクトップアプリ「弥生会計(やよいの青色申告)」、クラウドアプリ「弥生会計 オンライン」、「やよいの青色申告 オンライン」、「やよいの白色申告 オンライン」などこれまで使っている各会計サービスと連携できるのが魅力です。
なかでも活用したいのが郵送機能。画面上で請求書が完成したら、ワンクリックで請求書データが工場で印刷、封入され取引先に発送されます。これで請求書送付のためにパソコンをプリンターに接続して印刷、封筒に切手を貼って投函する必要がなくなるので、私のように請求書在中の封筒をカバンに入れたままポストに投函し忘れる失敗もなくなります。
定期的に請求書を発行する取引先には、指定日に自動で請求書が作成される機能もあるので、作成漏れも防げ、しかも作成後に自動でメール送信することもできるので、ケースにあわせて利用できます。

取引先と受注案件が増えれば、限られた時間は本来の業務に集中したいもの。請求業務をミスなく効率化させ、取引先と滞りなく案件を進めたいですね。
【参考記事】
「やよいの青色申告 オンライン」と「Misoca」を連携してみたら、便利すぎた!

photo:Getty Images

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この記事の執筆者

カトウ・マユ
カトウ・マユ

1974年生まれ。大学卒業後、出版社等に勤務。出産後は個人事業主として、主にwebメディアの編集業務を行う。会社員時代に子会社の経理・決算業務に携わる機会があり、簿記3級を取得。

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