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請求書の入金予定日管理がなぜ大事か? 入金遅延や回収漏れを防ぐコツ

公開日:

執筆者:カトウ・マユ

請求書の支配期日(入金予定日)管理がなぜ大事か? 入金遅延や回収漏れを防ぐコツ

取引先に請求書を送ったり、仕入先から請求書を受け取ったりと、仕事をするうえで請求書のやり取りは必ず発生します。その際に、請求書に書かれている期日どおりに支払われているか確認するのは大事な作業です。売掛金の入金遅れや回収漏れが起きないよう、請求書の入金日を管理するポイントをご紹介します。



POINT
  • 請求書の管理と保管を見直し、入金遅れや回収漏れを防ぐ
  • 請求書管理の大事な作業「入金消込」
  • 請求書の入金予定日をカレンダーアプリで管理するには

請求書の管理と保管方法

請求書は、所得税法や消費税法、法人税法などの法律で保管が義務付けられています。
その期間は法人であれば法人税の申告から7年間、個人事業主で青色申告の場合は、確定申告から7年間(白色申告は、5年)と長く、その期間の請求書の数は膨大な量となってしまいます。

【参考記事】
これで楽チン! 領収書・請求書の保管テクニック

請求書の発行後に大事なのは、期日どおりに入金や支払いが行われたか確認することです。どのように請求書を管理すれば、スムーズに確認できるか見ていきましょう。

取引先へ送付する請求書

送付後は手もとに控えを残し、入金予定日までは「未入金請求書控え」用のバインダーやケースなど用意し支払期限順に保管すると便利です。入金を確認したら「済」の印を押して振込日を記入し、発行月別に「入金済み請求書控え」へ分類して保管します。取引先が多い場合は、取引先別に分類する方が便利です。

請求書の管理に「済み印」の印鑑をひとつ持っておくと便利です。「発送済」「支払済」など用途別にそろえてもいいですね。

請求書管理の大事な作業「入金消込」

納品や役務提供など取引が発生するとその日の売上金額を売掛金として記録します。入金があったら、売掛金を消し、同じ金額を現金や預金に計上します。その入金金額と見合いの売掛金(厳密には売掛金の明細)をマッチングさせて、その得意先の売掛金残高を減少させることを「入金消込」と言います。この売掛金が、請求書の金額や入金予定日と一致しているか確認を忘れないようにしましょう。

【参考記事】
【かんたん検索】スモビバ! 勘定科目・仕訳大全集
商品を掛けで販売した。
売掛金が振り込まれた。

売掛金が期日を過ぎても入金されていなければ、すぐに得意先に確認しましょう。なぜ支払われていないのかを把握していなかったことで、手続きが遅れて売掛金を回収できないことも考えられます。請求書の入金日管理は、そのような損を未然に防ぐためにも大事なものなのです。

請求書の支払期日(入金予定日)をカレンダーアプリで管理するには

取引先が増えると、当然ながら請求書の作成や郵送の作業も増えます。入金回数も増えるので、その確認にも時間が必要です。その管理を負担に感じるなら、請求書作成サービスを使ってみるのも手です。例えば、請求書作成サービスの「Misoca」は、web上で請求書のメール送信や郵送代行手続きが完了するので、自分で印刷や封入、切手を貼ってポストに投函するなどの手間が省けて大変効率的です。すでに使っている方も多いのではないでしょうか?

【参考】
請求書作成サービス「Misoca(ミソカ」

「Misoca」の機能で注目したいのは、請求書に記載する支払期日(入金予定日)をGoogleカレンダーなどお使いのカレンダーアプリに登録できる点です。「Misoca」で請求書の作成中に詳細欄に記入した日付をそのままログイン中のカレンダーアプリに保存できるので、取引先の支払期日(入金予定日)を忘れずに済みます。さらに、カレンダーアプリの通知設定もONにするのもおすすめです。入金確認をするのを忘れるのを防ぐこともできますね。

請求書の管理は、売掛金の未回収リスクを回避し、仕事を円滑に進めるためにも、忘れてはいけない大事な作業です。だからこそ、便利なツールも使ってミスのないようにしたいですね。

photo:Getty Images

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この記事の執筆者

カトウ・マユ
カトウ・マユ

1974年生まれ。大学卒業後、出版社等に勤務。出産後は個人事業主として、主にwebメディアの編集業務を行う。会社員時代に子会社の経理・決算業務に携わる機会があり、簿記3級を取得。

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