【青色申告】備付帳簿の説明と書き方・「経費帳」について知ろう

公開日:

執筆者:宮原 裕一(税理士)

備付帳簿の説明と書き方「経費帳」について知ろう

簡易帳簿として位置づけされている「経費帳」。じつは、借方・貸方の仕訳を前提とする簿記検定には出てこない帳簿です。ということは、簿記の知識はあまり必要なさそうですね。経費帳とはどのような帳簿なのでしょうか。今回は、青色申告を行う場合にも必要となる備付帳簿(そなえつけちょうぼ)のうち、経費帳について解説していきます。

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POINT
  • 「経費帳」は仕入以外で事業に必要な経費を記入していく帳簿
  • 経費帳を見ることで、ある時点でどのくらい支払っているかを把握できる
  • 月別総括集計表で経費の推移を俯瞰して経営に役立てよう

経費帳とは? この帳簿で何がわかる?

「経費帳」は、事業に必要な経費のうち、仕入以外のものを科目ごとにページを作って記入していく帳簿です。「仕入以外のもの」とは、消耗品費や地代家賃、水道光熱費、給与賃金などの経費のことです。

こちらの記事「備付帳簿の説明と書き方・「現金出納帳」について知ろう」でお伝えした現金出納帳などでも、支払った経費を記入します。しかし、現金出納帳は現金の動きを記録するのが主な目的の様式となっています。例えばその月に消耗品費をいくら支払っているかということを集計するには、取引ごとにチェックして消耗品費となっているものを拾い上げて集計していくことになります。そこで、消耗品費などの「科目ごと」に記入して集計が簡単になる経費帳が必要になるのです。

また、以前の記事で紹介した現金出納帳・売掛帳・買掛帳(記事「備付帳簿の説明と書き方・「売掛帳・買掛帳」について知ろう」)は、ある時点で現金や売掛金などがどのくらい残っているかという「残高」を把握する帳簿でしたが、経費帳はその科目ごとに、ある時点でそれまでいくら使っているかという「合計」を把握する帳簿という点で違いがあります。青色申告決算書でいうと、前者は「貸借対照表」に記載する項目で、後者は「損益計算書」に記載する項目ということになります。

経費帳の項目

経費帳の様式は、経費ごとに集計していくスタイルであることから、備付帳簿のなかではもっともシンプルな構成となっています。

経費帳の項目は、「口座(消耗品費などの勘定科目ごとのページ)」「日付(いつ)」「金額(いくら)」「摘要(支払先や内容など)」を記入するようになっています。様式によって都度合計を計算するものや、現金・その他の別で金額を記載するものなどがあります。それではいくつか様式を紹介しましょう。

様式1

経費帳様式1

もっともシンプルな様式で、日付順に摘要・金額を記入して、それまでの合計を計算していく様式です。経費帳の目的は、ある時点でどのくらい支払っているかが把握できれば良いので、合計を計算するだけでも帳簿の機能としては足りるのです。

様式2

経費帳様式2

様式1では合計を計算する様式でしたが、こちらの様式2では合計欄がなく、金額欄が「現金」での支払なのか、「その他(銀行振り込みなど)」なのかを区分して記入する様式となります。

【参考記事】
白色申告・青色申告の帳簿を作るときの注意点(無料エクセルテンプレート付き)

経費帳の書き方・作り方

それでは、先ほど見た様式2を例として、具体的な記入の仕方を見てみましょう。

経費帳への具体的な記入の仕方

経費帳記入の仕方

① 簡易帳簿である経費帳は、現金出納帳と併用するのが基本です。現金で経費の支払いをしたときは、まず現金出納帳に記入し、同時に経費帳の該当する口座(科目)の現金欄にも記入します。摘要欄には「支払先」と「内容」を記入しましょう

② 現金以外のもの、例えば預金振込などで支払った経費についてはその他の欄へ記入します

③ 月ごとに現金欄・その他の欄の小計を計算して記入します。この様式では期首から累計でどのくらいになっているのかが把握しづらいですが、月ごとに売上や経費の集計をする「月別総括集計表」に書き写すなどして集計していきます

参考までに、月別総括集計表の様式も紹介しておきます。

月別総括集計表の様式

月別総括集計表の様式

まとめ

いかがでしょうか。
経費帳は帳簿そのものとしては単純に科目ごとの経費累計をわかりやすくするためのものと言えます。しかし、月別総括集計表などに書き写して、推移などを俯瞰してみていくことで、どの月に臨時的な経費が出やすいかとか、使いすぎている月がないかなどといったことをチェックすることもできます。

気になった箇所があれば、また経費帳に戻って細かく見ていくことが可能になるので、決算だけでなく経営でも役立てるように帳簿づけしてみましょう。

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Photo:Getty Images

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この記事の執筆者

宮原 裕一(税理士)
宮原 裕一(税理士)

1972年生まれ。税理士。弥生認定インストラクター。「宮原裕一税理士事務所
弥生会計を10年以上使い倒し、経理業務を効率化して経営に役立てるノウハウを確立。弥生会計に精通した税理士として、自身が運営する情報サイト「弥生マイスター」は全国の弥生ユーザーから好評を博している。
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