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離職票と退職証明書はどう違う?従業員退職時の必要書類について

公開日:

執筆者:スモビバ!編集部

離職票と退職証明書はどう違う?従業員退職時の必要書類について

従業員が退職するとき、事業者は「離職票」と「退職証明書」を交付・発行することになります。従業員の退職は、会社と従業員、双方にとってさまざまな手続きの変更が必要となるため、退職の際の基本的な流れを知っておくことは重要です。

今回は、従業員の退職時に会社側がすべきことや、従業員が退職後に受け取る可能性がある「失業手当」に関する基礎知識についてわかりやすく解説していきます。



従業員の退職にあたって会社側が行うこと

従業員の退職にあたって会社側が行わなければならないことは、退職する従業員がすでに転職先を決めている場合と、そうでない場合で手続きが違ってきます。

なぜ違いがあるのかというと、退職者の次の職場が決まっていないケースでは、ハローワークに提出するための書類や国民年金などの加入手続きが必要になることがあるためです。従業員の転職先がすでに決まっている場合については、「社会保険の資格喪失届」「雇用保険の資格喪失届」「住民税の変更手続き」の3つの手続きを会社側は行えばいいでしょう。

問題となるのは、退職する従業員の転職先が決まっていない場合で、このケースでは失業手当の受給に必要な「離職票」、そして国民年金や国民健康保険の加入手続きなどで必要となる「退職証明書」を発行することになります。

この2つの書類は発行することが必須というわけではなく、退職者から求められた場合のみ発行すればいいものです。前もって必要かどうかについて、退職予定者に確認しておく必要があります。

「離職票」は従業員が失業手当を受給するために必要な書類

会社の発行する「離職票」と「退職証明書」のうち、手続きの点で注意すべきなのは「離職票」です。離職票は、正式には「雇用保険被保険者離職票」といって、雇用保険の被保険者、つまり従業員が失業手当(基本手当)を受給するために必要となる書類になります。

会社側としては離職票の発行に際して準備しなければならない書類があります。それが「離職証明書」です。

「離職証明書」は、後で説明する「退職証明書」とは名前が似ているだけの全く別の書類なので注意してください。この「離職証明書」は、正式には「雇用保険被保険者離職証明書」といいます。会社側がハローワークに提出する書類で、離職票の発行を受けるために必要です。退職者本人が離職票の発行を希望しない場合には提出する必要はありません。

ただし、退職時に離職票の発行を希望しなかった人が後日、離職票を必要として発行を希望する場合には離職証明書の提出が必要となります。

また、59歳以上の退職者については本人の希望にかかわらず、離職票を発行するために離職証明書が必要です。

通常、離職票発行の手続きと合わせて行う雇用保険の被保険者資格喪失の届出には、法令で定められた期間制限があります。この期間後でも離職票の発行は受けられますが、離職者のためにも可能な限りこの期間内に提出するようにしましょう。

離職票発行のために会社が行うこと

「離職票」の発行に関する基本的な流れを説明していきましょう。まず、「離職票」の発行は退職者が必要とする場合のみ行えばいいものです。したがって、会社側としては退職予定者に対してあらかじめ離職票が必要かどうか確認しておかなければなりません。

離職票の発行に関しては期間制限があるため、できるだけスムーズに手続きを進めることが重要です。なかには、退職者に対しては一律に離職票を発行するという会社もありますが、その場合でも会社側で「離職証明書」の提出という手続きが必要になる以上、退職者へのヒアリングは必須といえるでしょう。

退職者から「離職票が必要」という場合であれば、会社の方で「離職証明書」を記入し、ハローワークに提出します。会社側がハローワークに提出するのは、この「離職証明書」と退職者が出たときには必須となる「雇用保険被保険者資格喪失届」の2つです。

この2つの書類を提出すると、ハローワーク側から「雇用保険被保険者離職票-1」と離職証明書の複写である「雇用保険被保険者離職票-2」が発行されます。これがいわゆる「離職票」で、この2つの離職票を退職者に送付すると、会社側が行う手続きはひとまず終了です。

離職票の発行手続きの期日

離職票の発行手続きに関して注意すべき点は、期日の制限があることです。この期日を守らない場合は、会社などの事業者側に法的なペナルティを科されることがあるので、十分注意する必要があります。

まず、従業員が退職して雇用保険被保険者資格を喪失した場合、会社側(事業者)は、退職日の翌々日から10日以内に、事業者の所在地を管轄するハローワークに対して離職証明書を提出し、離職票の発行手続きを行わなければなりません。

例えば、3月31日が退職日(同日までは、在籍)の場合、被保険者でなくなるのは、翌日の4月1日です。よって、退職日の翌々日から10日以内に提出ですので、3月31日退職なら4月2日~4月11日までが提出期間となります。

もし離職者が「離職票」を必要としているのに、正当な理由もないまま期日までに離職証明書を提出しなかったり、その提出を拒否したりした場合は、雇用保険法違反となり法的な責任が発生します。罰則は6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金という重いものです。退職後にトラブルが発生すると必要な手続きが遅れることもあるため、なるべく退職前に会社と退職者の双方で、細かな点を確認しておかなければなりません。

離職証明書の記入事項

会社側で記入して準備しなければならないのは、「離職証明書」です。記入の仕方について簡単に説明していきます。

賃金の支払状況

離職証明書は「雇用保険被保険者離職票-2」の複写元であるため、ハローワークに備え付けの離職票を確認すれば何を記入するべきかがわかります。

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画像引用:ハローワークインターネットサービス

この「雇用保険被保険者離職票-2」も含めて、離職証明書は「事業主控え」「ハローワーク提出用」との3枚複写の仕様となっています。

離職証明書の左半分は「離職の日以前の賃金支払い状況」という項目で、退職する日までの最後の6カ月間に支給した賃金額を記入する必要があります。記入していく賃金額は、所得税や社会保険料などが天引きされていない状態の「総支給額」です。総支給額には、残業手当や通勤手当といった各種手当もすべて含みます。

なお、手当については、通勤手当のように数カ月に1回支給されるものは、月割り計算で按分した金額を記入すればよく、それ以外の手当は月に発生した分だけ計上していけば問題ありません。ただし、臨時に支払う賃金や3カ月を超えるごとに支払う賞与などは、総支給額から省きます。

このような基本ルール以外には、これといって支給額の算出方法に法的なルールなどはないため、細かな点については就業規則に従って給与額を記入していくことが必要です。

離職理由

給与の状況を記入し終えると、次に離職証明書の右下に「離職理由」を記入する欄を見つけることができます。

この「離職理由」欄には、離職者本人と会社側の両社が記入する必要があります。離職理由は、「自己都合なのか」「会社の倒産や離職者本人の病気やけがなどのやむを得ない理由によるものか」によって失業給付金の給付状況に差が出ることもある非常に重要な項目です。

この理由欄に疑義があると後々トラブルになる恐れもあるので、ごまかしや虚偽のないように正確に記入しましょう。

離職者の記名捺印または自筆署名

最後に必要となるのが「離職者本人の記名捺印または自署」です。ここで問題となるのが、すでに従業員が退職した後に離職証明書を作成している場合です。本人に記入してもらえる機会があれば問題ありませんが、なかには連絡が取れなかったり、所在がわからなかったりするケースも考えられるでしょう。そのような場合は、「本人退職後のため」といった理由を明記したうえで事業主印を押印しておきます。これで本人の記名捺印、自署の代わりとして認められるので問題ありません。

「退職証明書」は従業員が退職した事実を証明する書類

「退職証明書」とは、会社などの事業者が対象となる従業員が退職したという事実を証明するための書類です。これは「離職票」と異なり公文書ではありません。

ハローワークなどの公的機関に提出する書類ではなく、会社が退職者に対して発行する書類です。退職者が希望した場合に発行すればよい書類なので、必ずしも発行する義務のある書類ではありません。ただし、この「退職証明書」も退職者に求められた場合は速やかに発行しなければならず、もし正当な理由なく発行を拒否するなどの行為をしてしまうと、労働基準法違反となってしまいます。

「退職証明書」は、「離職票・離職証明書」と違って必要となるケースが限られているため、書式もこれといった形式が決まっていません。そのため、必要事項をしっかり押さえたうえで作成すれば、比較的準備しやすい書類といえます。

退職証明書が必要となるケース

「退職証明書」が必要となるケースをあげておきましょう。

まずは、退職した従業員が国民健康保険や国民年金への加入手続きを行う場合です。通常、これらの手続きも退職の証明となる公文書である「離職票」があれば加入手続きを進めることが可能です。しかし、離職票の発行までに少し時間がかかるというケースでは、退職証明書を代わりに提示することで手続きできます。

国民年金の加入など以外のケースで退職証明書が必要となるのは、退職者の次の転職先の会社から退職証明書の提出を求められるというパターンです。これは、転職先の会社が退職者の退職理由などを確認するために、任意で請求するものです。退職証明書を請求する権利には時効があり、退職時から2年とされています。退職から2年経過している場合は、退職者から退職証明書を求められても法的な発行義務はありません。

退職証明書の作成方法

退職証明書には決まった書式はなく、公文書でもないため書式は基本的に自由です。あくまで会社と従業員の間での合意に基づく証明書類ということになります。ただし、記載されるべき事項についてはある程度決まっているので、何を記載すべきかを押さえておく必要はあるでしょう。退職証明書に記載されるべき内容は次の通りです。

  1. 退職年月日
  2. 使用期間
  3. 従業員が従事した業務の種類
  4. 会社における従業員の地位
  5. 離職以前の従業員の賃金
  6. 退職の事由

基本的に、これらの内容を記載していれば問題ありません。ただ、重要なルールが一つあります。それは、上記のすべてを必ずしも記載する必要はなく従業員に求められた事項だけ記載すればよいということです。請求されていない事項については記載してはならないというルールがあるので、注意しておきましょう。

基本手当(失業手当)の受給者

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従業員退職後の手続きにおいて、会社にとっても手続き面で重要になってくるのが基本手当(失業手当)です。基本手当に関する手続きの基本的なルールを知っておけば、会社として何をすべきかが明確になってきます。

一般的な対象者

基本手当(失業手当)とは、厚生労働省の見解によれば、「求職者の失業中の生活の安定を図りつつ、求職活動を用意することを目的として求職活動中の人に対して支給される手当のこと」とされています。雇用保険の被保険者が何らかの理由で離職した場合に、新しい仕事を探すまでのある一定の期間に支給される手当です。

受給条件については「就職への積極的な意思と能力があるのにもかかわらず、失業の状態にあること」と「離職の日以前の2年間に、被保険者期間が通算して12カ月以上あること」という2つの条件があります。期間については離職日における年齢、雇用保険の被保険者であった期間の長さ、そして離職の理由などによって、90〜360日の間で決められるという仕組みです。

特定受給資格者

「会社が倒産した」「解雇された」という理由によって、再就職の準備をする時間的な余裕もなく失業中になってしまった人のことを「特定受給資格者」といいます。この「特定受給資格者」に認められると一般の退職者と比べても受給期間が長くなるという特徴があるため、求職中の人にとってはその条件を満たすことが重要です。「特定受給資格者」として、認定されるための条件のカギとなるのが離職事由です。事由の代表的なものは「倒産」と「解雇」になります。

まず、「倒産」ですが文字通り会社が倒産した場合が一つです。また、事業所の廃止や事務所の移転によって通勤困難となって離職したり合併などで事業所に大量雇用変動が生じたりした場合も「倒産による離職」として認められます。「解雇」による離職も同様です。例えば、以下のような内容の場合もすべて「解雇による離職」として認められることになっているので押さえておきましょう。

  • 落ち度のない解雇
  • 労働契約と実際の労働条件の著しい相違による離職
  • 賃金の不払い
  • 過度の時間外労働
  • パワハラ
  • 不当な退職勧告など

特定理由離職者

特定受給資格者以外の基本手当の受給者のうち、離職者側のやむを得ない事情によって職を離れざるを得なかった場合も多くあります。こういったケースで、特定受給資格者と同様に長い日数での給付対象となるのが「特定理由離職者」です。特定理由離職者の対象となるための主な理由は次の5つがあげられます。

  1. 本人の希望に反して雇用の契約期間が延長されなかった
  2. 病気、障害、負傷などの身体的な理由
  3. 家族の介護や看護など家庭の事情の急変
  4. 住所変更で通勤が困難になった場合
  5. 希望退職者の募集に応じた場合

特定理由退職者は、退職側のやむを得ない事由による退職であっても認められるケースが多いことが特徴です。このほかにもさまざまな認定ルールが雇用保険法に定められていますが、個人では判断が難しいケースも少なくありません。そのため、退職前後の時期が近ければ、ハローワークに詳しく問い合わせておく必要があるでしょう。

従業員の退職時に必要な手続きを知っておこう

従業員が退職する際に、会社側が準備しなければならない書類や手続きについて説明しました。おおまかな流れをまとめると、

  • まず離職票と一体となっている「離職証明書」をハローワークに提出
  • 交付される離職票を退職者に送付
  • 退職者の求めがあれば「退職証明書」に請求された事由のみ記載し、これを退職者に交付

気をつけるべき点は、「離職票」「退職証明書」ともに、退職者に対して必要かどうかを確認しておくことです。特に、離職証明書には法的な提出期限があるので、できるだけ速やかに発行することが重要になります。

離職証明書に記入する項目のうち、「離職理由」は基本手当(失業手当)の給付内容にも関わる重大な項目なので、疑義を持たれないように正直に記入することを心がけましょう。

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スモビバ!編集部
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個人事業主・フリーランスの方に役立つ情報・ネタを探して、北は北海道、南は沖縄まで東奔西走する毎日。全国のスモビなみなさんがビバ!になるように全力で応援中。いいね!を押していただけると喜びます。

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この記事の監修者

中野 裕哲 なかの ひろあき
中野 裕哲 なかの ひろあき

起業コンサルタント(R)、税理士、特定社労士、行政書士、CFP(R)。起業コンサルV-Spirits/中野裕哲税理士・社会保険労務士・行政書士事務所代表。
V-Spirits
年間約300件の起業相談を無料で受託し、起業家をまるごと支援。起業支援サイト「DREAM GATE」で3年連続相談数日本一。著書・監修書に『一日も早く起業したい人がやっておくべきこと・知っておくべきこと』(明日香出版社)、『オールカラー個人事業の始め方』(西東社)がある。

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