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もう悩まない!フリーランスのための請求書作成法

公開日:

執筆者:sorarium

もう悩まない!フリーランスのための請求書作成法

一つの取引が終わったら、ほっと一息をついてプシュッとビールで一人乾杯、といきたいところですが、ちょっと待った! 大事なことを忘れていませんか。そう、「請求書」です。
私自身、いつもうんうん唸りながら作成しています。特に、新しく取引することになったクライアントとは、お金の話は事前にきちんと詰めておかないとトラブルのもとになりかねませんね。個人事業主の多くは、納品して数カ月後に入金される「売掛」というシステムだからこそ、事業継続の命綱ともいえる請求書は何より大事です。今回は請求書作成にあたっての必須項目や注意事項について書いてみたいと思います。



POINT
  • 最初が肝心!条件面は着手前に確認すること
  • 請求書で押さえておきたい11個の必須項目
  • 郵送までおまかせできるクラウド型請求書作成サービスも

最初に取引先の締め日、支払い条件を確認しよう

新しい取引先と仕事を始める時は、実際に着手する前に必ず条件面について確認しましょう。こちらが見積書を出す場合もありますが、原稿料や翻訳料などワード数やページ数で決まる場合は、相手方が金額を提示してくる場合もあります。

金額面で折り合いがついたら、締め日や支払い条件についても聞いておくことをおすすめします。なぜなら、支払日や実際の報酬がいくらになるのかわからなければ、いつその金額が振り込まれるか、どれだけが振り込まれるのかが把握できず、事業継続のための資金繰りにも影響してくるからです。

報酬の話題はなかなか切り出しにくいものですし、特に新規取引先となれば最初から揉めずに進めたい、という気持ちが先にきてしまうのは理解できますが、最初が肝心です。ここできちんと条件を詰めておかないと後々の火種になってしまうこともあるので、しっかりプロとして交渉を行いましょう。

請求書にルールなし!ただしこれだけは書いておこう

請求書にはこうしなければいけない、というフォーマットは決まっていません。それだけに、適当な請求書を作ってしまうと結局自分の首を締める結果にもつながります。

そこで、これだけは絶対に書いておくべき必須項目をリストアップしました。

  • 請求書番号
  • 発行日
  • 取引先名
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込額)
  • 振込先
  • 振込期限
  • 振込手数料
  • 自分の名前&連絡先
  • 印鑑

源泉徴収が必要な報酬の場合(例えば、原稿料・翻訳料・デザイン料など)は源泉所得税と消費税は分けて書くのがベター。消費税を分けて書くと、税抜金額で源泉徴収額を記載することができ、手取りが少し増えます。もちろん免税事業者でも、消費税を請求して問題はありません。

ちなみに源泉所得税は、原則として支払側が源泉徴収すべき義務を負います。また取引内容によっても源泉徴収する取引かどうかが決められるので、その取引が源泉徴収の対象であるかどうか確認しましょう。

また、消費税は内税か外税か、振込手数料の扱いは支払先か請求元かなど、細かい部分ですが最初に決めておいた方が、入金の付け合せなどにも困りません。

請求書はメール添付でも請求書の送付が可能な企業もありますので送付方法や到着期日についても事前に聞いておくといいでしょう。

自動で作成&送付まで!クラウド型請求書作成サービス

そうは言っても、どうしても請求書を作成するのが苦手、事務仕事が苦痛といった方におすすめなのが、自動で請求書を作ってくれる"Misoca"や"MakeLeaps"といったクラウド型の請求書作成サービスです。

これらのサービスでは必要な項目が網羅されているため、驚くほど簡単に請求書を作ることができる上に、面倒な郵送作業まで請け負ってくれるので、毎月大量の請求書を多くの取引先に送る人にとっては便利なのではないでしょうか。

まとめ:たかが請求書されど請求書!

お金に関する直接的な話はできるだけ避けたい、交渉は苦手、という個人事業主の方も多いでしょう。著者も独立したばかりの頃はなかなか言い出すことができず、まぁ今回だけはいいか、と請け負ってから後悔することが何度かありました。

まずは不明な点があればクライアントに確認し、途中で追加料金が発生しそうであれば、その都度相手と相談しながら(可能ならば文章で残すようにする)金額面は常に明朗にしておくことを心がけてみてください。

個人事業主、クライアント双方ともに何より避けたいのは支払いに関するトラブルです。たかが請求書、されど請求書!きちんと作られた請求書は、売掛金の未回収防止にも役立ちますよ。

photo:Thinkstock / Getty Images

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この記事の執筆者

sorarium
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1978年生まれ。大学卒業後、デザイン事務所に勤務。フリーペーパーの製作や店舗取材などに携わる。その後、転職してインハウスデザイナーに。2009年に独立し、その時の経験をもとに青色申告サイト「Bluescope」を立ち上げた。現在はデザイン業を中心に、ブログや旅行サイトへの執筆なども行っている。sorarium

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