総勘定元帳について解説!書き方は?青色申告で提出は必要?

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執筆者:宮原 裕一(税理士)

総勘定元帳について解説!書き方は?青色申告で提出は必要?

青色申告で最大65万円の青色申告特別控除を受けるためには、総勘定元帳(読み方は「そうかんじょうもとちょう」)の作成が必要だと言われます。総勘定元帳というと、借方・貸方の複式簿記で利用される帳簿ですが、どのようなもので、その書き方はどのように記載したらよいのでしょうか。今回は、青色申告承認申請書で選択が必要な備付帳簿(そなえつけちょうぼ)のひとつ総勘定元帳について解説します。

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POINT
  • 総勘定元帳は、仕訳帳とともに「借方・貸方」のいわゆる複式簿記の基礎となるもので、「主要簿(しゅようぼ)」といわれるもの
  • 最大65万円の青色申告特別控除を受けるためには総勘定元帳は欠かせない帳簿
  • 総勘定元帳の作り方、書き方について知っておこう

青色申告の書類作成に必要な帳簿とは

所得税の確定申告を青色申告で行う場合には、さまざまな税制上の特典を受けることができます。そのためには、白色申告の帳簿づけより高い水準での帳簿づけをして、その帳簿に基づいて所得金額や税額を正しく計算する必要があります。

では、高い水準の帳簿づけとはどのようなものなのでしょうか。

帳簿にさまざまな様式のものがあります。そのなかでも、仕訳帳と総勘定元帳は「借方・貸方」のいわゆる複式簿記の基礎となるもので、「主要簿(しゅようぼ)」といいます。この二つは密接に関わりあっていて、すべての取引は仕訳帳と総勘定元帳に必ず記帳されます。ひとつでも抜けがあると帳簿の金額が合わなくなってしまい、正しい所得計算ができなくなってしまうのです。

一方で、現金出納帳や売掛帳など主要簿以外の帳簿は、主要簿を補助する役目を負っていて「補助簿(ほじょぼ)」といいます。補助簿は主要簿と違って現金出納帳であれば現金の管理、売掛帳であれば売掛金の管理などそれぞれの役割があり、すべての取引のうち、その補助簿に関係する取引だけを記帳すれば足りるのです。

青色申告の書類作成に必要な帳簿とは

青色申告の帳簿のつけ方は2通り(10万円控除の場合、65万円帳簿の違い)

さて、青色申告の帳簿づけは水準の高いものといいましたが、複式簿記の帳簿づけをマスターするためにはそれなりの知識が必要になります。しかしながら、商売をすることが本分である個人事業主に、そこまでの水準のものを要求されるのは酷というものですね。

そこで、青色申告のなかでもその帳簿づけの水準に合わせて、税制上の特典に差が設けられています。それが青色申告特別控除という制度です。青色申告特別控除は、その帳簿づけの水準によって最大65万円の控除と最大10万円の控除の2つが用意されています。

ここで、所得税の申告書に添付する事業所得や不動産所得の計算書である「青色申告決算書」には、1年間の所得(儲け)をあらわす「損益計算書(そんえきけいさんしょ)」と、期末の財産の状況をあらわす「貸借対照表(たいしゃくたいしょうひょう)」がセットになっています。

最大65万円の青色申告特別控除を受けるための要件は、「正規の簿記の原則」にしたがった帳簿づけを行い、その帳簿に基づいた損益計算書と貸借対照表を確定申告書に添付し、期限内に申告することとなっています。「正規の簿記の原則」とは一般的には複式簿記のことをいいますから、主要簿である仕訳帳と総勘定元帳は最大65万円の青色申告特別控除には欠かせない帳簿といえますね。

一方で、この最大65万円の青色申告特別控除の要件である複式簿記が難しいという方には、簡易簿記という方法による帳簿づけをすることによって、最大10万円の青色申告特別控除を受けることができます。この場合は、帳簿をもとに作成した損益計算書のみを確定申告書に添付すればよいのです。

簡易簿記とは、文字どおり複式簿記に比べて簡易な帳簿づけの方法で、補助簿と位置づけられている現金出納帳や売掛帳などを記帳することで損益計算書の作成ができるという方法です。なお、簡易簿記であっても事業に関する財産のすべてについて帳簿づけができて貸借対照表の作成が可能である場合には、「正規の簿記」に該当するものとして最大65万円の青色申告特別控除を受けられるときもあります。

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主要簿である「総勘定元帳」とはどんなもの? なにがわかる?

では、主要簿である総勘定元帳とは、どのようなものなのでしょうか。総勘定元帳は、事業にかかるすべての取引を、勘定科目ごとに取引順に並べて集計する帳簿です。勘定科目は、それぞれ損益計算書の項目である収益・費用、貸借対照表の項目である資産・負債・資本(純資産)の5つのうちどれかに分類されます。

総勘定元帳のうち、収益・費用に分類される勘定科目のページでは、一定期間の売上や経費がどのくらいであったかを集計することができます。そして、資産・負債・資本(純資産)に分類される勘定科目のページでは、ある時点で現金や売掛金がどのくらいの残高になっているかを集計することができます。

言い換えると、総勘定元帳は同じ様式なのに勘定科目によって期首から期末へ向かって金額が積みあがっていくタイプのものと、期首から期末へ向かって残高が増減を繰り返していくタイプのものとに分かれるという特徴があります。

この総勘定元帳から期末時点での集計値を拾い出していくと、最大65万円の青色申告特別控除を受けるのに必要な「正規の簿記の原則」に基づいた損益計算書と貸借対照表が作成できるわけです。

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総勘定元帳の作り方、書き方

総勘定元帳は、勘定科目ごとにページを設けます。総勘定元帳の様式には借方・貸方に分けて記載する「標準式」と、記帳のつど残高を計算する「残高式」がありますが、今回は記帳が簡単な残高式を紹介します。

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  • 日付......その取引の日付を記入
  • 摘要......その取引の相手側となる勘定科目を記入。例えば普通預金のページであれば、売掛金や地代家賃など何が原因で増減したのかをわかるようにします
  • 仕丁......仕訳帳のどのページと繋がっているかを記入
  • 借方・貸方......その取引の内容により借方・貸方のどちらか一方に金額を記入。勘定科目の分類によってプラスの向きが違うので、この後に説明します
  • 借/貸......残高が借方(左側)でプラスなのか、貸方(右側)でプラスなのか「借」・「貸」を記入して区別します
  • 残高......その取引時点での残高を記入します

なお、紹介しているのは手書き帳簿の場合ですが、会計ソフトのほとんどは残高式を基本にしつつも、次のような様式の違いがあります。

  • 摘要欄が勘定科目欄と摘要欄の2つに分かれて摘要欄に取引の内容を表示するようになっています。取引の内容は、本来は仕訳帳に記載するものです
  • 総勘定元帳から該当する仕訳帳のページへ画面を移すことができますので、仕訳帳のページ数を示す仕丁欄もありません
  • マイナスの金額がそのまま表示されることが多いので、借/貸欄もありません

総勘定元帳の項目については以上ですが、その残高の計算は勘定科目によって金額を足し引きする方向が違ってくるので注意が必要です。さきほど勘定科目は5つに分類されるといいましたが、その分類によって借方(左側)の金額がプラスで貸方(右側)の金額がマイナスを意味するもの、それが逆になっているものに分かれます。ここが複式簿記の帳簿を学ぶうえで難しく感じられる部分ではないでしょうか。

借方(左側)がプラスになるものは資産・費用に分類される勘定科目です。例えば、現金、売掛金、器具備品、仕入、地代家賃、水道光熱費などが挙げられます。その残高の計算方法は次のようになります。

残高=直前の残高+借方(左側)の金額-貸方(右側)の金額

貸方(右側)がプラスになるものは負債・資本(純資産)・収益に分類される勘定科目です。例えば買掛金、借入金、売上などが挙げられます。その残高の計算方法は次のようになります。

残高=直前の残高-借方(左側)の金額+貸方(右側)の金額

どちらの場合も基本的に残高はプラスになります。

仕訳帳から総勘定元帳に転記する方法

さきほどは総勘定元帳の様式について説明しました。では、実際に取引を記帳していくにはどのような手順を踏んだらよいのでしょうか。複式簿記での帳簿づけは、すべての取引を日付順に網羅する仕訳帳に簿記の仕訳を記帳するところから始まります。その仕訳帳から総勘定元帳の各勘定科目へ個別に書き写していきます。このことを「転記(てんき)」といいます。

仕訳帳と総勘定元帳とのつながりは図のようになっていて、次の手順で転記します。

仕訳帳から総勘定元帳に転記する方法

  • 仕訳帳の元丁欄に転記先の総勘定元帳の該当ページを記入
  • 仕訳帳から総勘定元帳の該当ページに関係する部分を書き写す。日付や相手勘定科目、金額など
  • 総勘定元帳の残高を計算する
  • 総勘定元帳の仕丁欄に転記元の仕訳帳の該当ページを記入

相手勘定科目が複数の場合、どのように転記する?

さて、簿記の仕訳は借方・貸方の両方に最低ひとつずつの勘定科目をあてはめて1組の取引として成立します。仕訳の片側に2つ以上の勘定科目がある場合は、総勘定元帳にどのように転記したらよいのでしょうか。

例:借入金元本18,000円と利息2,000円合わせて20,000円が預金から引き落とされた。

仕訳は以下のようになり、借方(左側)に二つの勘定科目があります。

借方科目 借方金額 貸方科目 貸方金額
長期借入金 18,000 普通預金 20,000
支払利息 2,000

総勘定元帳に転記するとき、長期借入金のページと支払利息のページでは相手勘定として普通預金を記入することができますが、普通預金のページでは長期借入金と支払利息の2つになってしまいます。このような場合は2段書きにせず「諸口(しょくち)」と摘要欄に記入して合計金額を1行で転記するようにします。

相手勘定科目が複数の場合、どのように転記する?

総勘定元帳の提出は不要だが、7年間の保存義務がある

さて、実際に確定申告をするときは、総勘定元帳は提出するのでしょうか。

青色申告での確定申告で、最低限の提出書類としては、所得税の確定申告書B第一表・第二表と青色申告決算書となります。さらに添付するものとしては、生命保険料控除を受ける場合の控除証明書など、添付が要件となっている証明書類や、税制上の特例などを利用する場合の付表・明細書などの書類が挙げられます。

せっかくつけた帳簿ですが、税務署では申告書の一式を受け付けるだけですから、総勘定元帳などの帳簿や領収書類は提出せずに自分で保存しておき、税務調査などがあった場合に求めに応じて提示することになります。なお、帳簿や書類については法定の保存期間の間は自分で保存しておく義務があります。

青色申告の場合、次のような保存期間が定められています。

保存が必要なもの 保存期間
帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛長、経費帳、固定資産台帳など 7年
書類 決算関係書類 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など 7年
現金預金取引等関係書類 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など 7年(※)
その他の書類 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など) 5年

※前々年分の所得が300万円以下の方は5年

なお、会計ソフト等を利用したデータになっている場合でも、この保存義務は基本的に紙に出力したものをいいますから注意しましょう。

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まとめ 〜会計ソフトを使うとこんなにかんたん〜

今回は青色申告で必要な総勘定元帳について解説しましたが、いかがでしょうか。複式簿記の帳簿づけで一番つらいのは、ひとつの取引について複数の帳簿に記帳する必要があることです。ひとつでも記帳漏れがあると金額が合わなくなってしまうし、何が漏れているのかをチェックするのも大変な作業となってしまいます。そのような間違いが頻繁に起こるような場合は、会計ソフトや確定申告ソフトを使ってみてはいかがでしょうか。

会計ソフトはひとつの取引を入力すると、関係するすべての帳簿へ自動的に記帳されていきますので、記帳漏れで金額が合わなくなるということはありません。また、同じような取引であれば、よく使う取引として定型登録することもできますから、入力作業もラクになります。面白いのは、本来の複式簿記であれば仕訳帳や総勘定元帳などの主要簿の記帳が先なのですが、会計ソフトの場合は補助簿へ入力することで主要簿ができ上がっていくところです。もちろん、複式簿記の理解がある方は仕訳帳などを入力する方が早いでしょうね。

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photo:Getty Images

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この記事の執筆者

宮原 裕一(税理士)
宮原 裕一(税理士)

1972年生まれ。税理士。弥生認定インストラクター。「宮原裕一税理士事務所
弥生会計を10年以上使い倒し、経理業務を効率化して経営に役立てるノウハウを確立。弥生会計に精通した税理士として、自身が運営する情報サイト「弥生マイスター」は全国の弥生ユーザーから好評を博している。
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