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会計ソフトは何ができるの?導入するメリットと選び方

公開日:

執筆者:倉持 鎮子

事業主にとって、会計にかかる手間は非常に大きいものです。でも、事業を行う以上、税金を納めなければなりません。

会計は、事業を「事業がどう発展しているか」「改善すべき点はどこか」などを客観的に分析するために必要な情報です。会計業務自体を簡単にすることも重要ですが、今後の事業の分析に生かせる形にしなければ意味がありません。

そこで役立つのが「会計ソフト」です。この記事では、会計ソフトとはどんなものなのかについてご説明します。



POINT
  • 会計ソフトを利用することで会計業務が効率的になり経営判断にも役立つ
  • 会計ソフトにはインストール型とクラウド型がある
  • 自分の事業に合う会計ソフトを選ぶことが重要

会計ソフトは会計業務を効率的に行うツール

会計ソフトとは、会計業務を効率的に行うためのソフトのことを言います。事業に関する多種多様な計算がしやすいだけでなく、現金出納帳・総勘定元帳といった帳簿、貸借対照表、損益計算書、決算書などさまざまな種類の帳票を作成・出力することが可能です。

お金の流れを効率的に知りたいなら、会計ソフトを使うべきです。中小企業や個人事業主、扱う金額や取引先が少ない事業であっても、なんらかの会計ソフトを利用することで効率的な会計業務が可能になります。

いまや中小企業の会計処理、個人事業主の所得税の確定申告や青色申告のためには欠かせないものだと言えます。

会計ソフトのメリットは「事業をどう進めるか、大きなヒントが得られること」

まず、「会計ソフト」とは、売上や支出など事業を行ううえでの、お金の動きをすべて記録し、それを集計して決算書作成を行うシステムです。ユーザーは事業の状況をお金の流れで把握しやすくなるため、将来の事業をどう進めるかを資料から大きなヒントを得ることになります。

会計ソフトを利用するメリットについて詳しく見てみましょう。

会計ソフトを使うことで、帳簿付けが楽になる

会計業務においては「仕訳」が非常に重要です。仕訳とは簿記上の言葉で、勘定を「借方」と「貸方」に分類し、金額を計算することを言います。簡単に言えばお金のプラスマイナスですが、そのそれぞれにも分類が必要になります。会計ソフトを使うと、この分類が非常に効率的になります。

・簿記知識が乏しくても活用しやすい
帳簿付けや財務諸表作成をを完全に自分で行おうとすると簿記の知識が必要になります。初心者向けの会計ソフトは簿記の知識を補完してくれることも多いため、ユーザーが改めて勉強や意識をする必要がありません。

ただし、ソフトの説明に従って入力していくことになるため、説明を理解するだけの知識は必要となります。

・出力帳票が豊富
取引や税金計算など、業務上必要となる帳票の出力が簡単にできます。どの書類にどんな数値や計算が必要になるかを会計ソフトが判断し、適切なフォーマットに配置して完成させてくれるからです。

なお、出力できる帳票は会計ソフトによって異なりますが、必要な総勘定元帳などの主要簿、貸借対照表・損益計算書、決算書の作成機能はどの会計ソフトでも最低限作成されます。

・会計処理の時間削減など効率アップ
会計ソフトで会計処理をする際、ユーザーが行うのは「数字の入力」や「項目の入力・選択」です。計算や関連帳簿への転記、財務諸表の処理はソフトが行うため、会計業務にかかる時間を大幅に削減することができます。計算式の誤りや手計算による計算ミスなども発生しません。

法令改正があっても最新の法令に対応できている会計ソフトがあれば、計算方法も最新の法令に対応するので、計算方法の変更を心配することもありません。会計ソフトは「どのポイントを最終確認すべきか」なども明確に指示してくれるものが多く、チェックも簡単です。

・予算管理や先行投資など、意思決定が迅速に行える
現時点での経営状況を把握できるため、経営判断をするためのヒントが揃います。価値のある経営情報をタイムリーに得ることが可能になり、過去の数字に基づく予算管理、先行投資などの意思決定も迅速に行うことができるでしょう。

中小法人向けの会計ソフトでは、部門管理や予算管理、資金繰り資料などが作成できるものもあるので、事業規模や用途に合わせて選択するとよいでしょう。

・充実したサポート体制
会計ソフトを選択するうえで、提供元によるユーザーのサポートが充実していることも重要です。利用方法や操作に疑問や不安がある場合には、電話やチャット、メールでの問い合わせも可能です(多くは有料サービスとなります)。

会計ソフトはどう選べばいい?

さまざまな会計ソフトがあるなかで、どのように「自分や自分の事業にあった会計ソフト」を探したり、選べばよいのでしょうか。

「インストール型」か「クラウド型」か

会計ソフトには、パソコンにソフトウェアをインストールするインストール型とブラウザから使用するクラウド型があります。

・インストール型のメリット
家電量販店の店頭やインターネットショップなどでパッケージ販売されている、あるいは指定サイトからダウンロードできるようになっていて、パソコンにソフトウェアをインストールして使用するソフトをインストール型と言います。パッケージ版、ダウンロード版、インストール版と呼ばれることもあります。

インストール型のメリットは次の通りです。

    • インターネット環境がなくとも利用できることが多い。
    • インターネットなどの環境や通信速度に依存せずに、処理が行えるので、クラウド型より、処理スピードが速い製品が多い。
    • 購入費用がかかるが、基本的にはその後の費用がかからない(バージョンアップや法令改正対応、オプションをつける際は除く)

事業を行う場所を決めていて、場所を変えて仕事をする機会がない方の場合や、ソフトウェアの管理、バックアップなどの情報管理に慣れている方ならインストール型でも不便を感じないでしょう。

・クラウド型のメリット
クラウド型とは、インターネットを経由してソフトを利用するタイプです。インストール型のようにインストールが必要なく、ブラウザからログインします。そのため、インターネット環境は必須となります。クラウド版、クラウドサービスと呼ばれることもあります。

クラウド型会計ソフトのメリットは次の通りです。

    • バージョンアップや更新が自動で、ソフトのメンテナンスに手間がかからない
    • ブラウザ起動なので、WindowsやMacなどPC環境に左右されずさまざまなデバイスで使用可能
    • クラウド上にデータがあるので、どこからでもデータにアクセスできる

クラウド型会計ソフトには、以上のようなメリットがあります。仕事で移動が多い人、自分でソフトのアップデート作業などのメンテナンスを行うのに不安があったり、忘れてしまうかもしれない人、パソコンの障害などでのデータ破損することや自分のパソコンにデータをおいておくのが不安な人には、クラウド型がおすすめです。

無料ソフト(フリーソフト)と有料ソフトの違い

会計ソフトには、無料のものと有料のものがあります。できることとできないことに、一体どんな違いがあるのでしょうか。

無料の会計ソフトでできること、有料の会計ソフトでできること

会計ソフトには、無料で利用できる機能と有料でなければ利用できない機能は異なります。そのため、各社は「有償サービスになること・無料でできること」などを公開しており、検討する人は、自分に必要な機能やサービスが含まれているかの確認をする必要があります。

場合によっては、「やよいの白色申告 オンライン」のように永年無料ですべての機能が使えるものもあれば、1か月に入力できる取引件数や出力される資料など無料でできる範囲が制限されているものもあります。最低でも次のようなことは確認しておきましょう。

・無料版を利用する際、確認しておきたいこと

    • 機能を利用できる期間は限定されているか(いつまで無料で利用できるのか)
    • 取引件数や仕訳件数は限定されているか(件数に制限があるのか)
    • 仕訳などの入力や決算書作成・印刷など基本的な機能が使えるか
    • 取引情報の保存機能、契約の違いなどはあるか
    • 電話やチャットなどサポートはあるか
    • 税制の変更などに対応しているか(改正対応をするためにどれくらいの時間がかかるか?回数や期間の制限はあるか)

特に、サポートの手厚さには大きな違いが出るため、「どこまで自分自身で管理できるか」を見極め、ソフトを選ぶ必要があります。

決めにくい場合には、期間を決めて複数の会計ソフトを利用してみる、無料トライアル期間や体験版を提供しているソフトを利用するなどして、使い勝手を確認してみてください。高価なものほどよいというわけではなく、あくまでも「自分や自分の事業に適した会計ソフトかどうか」といった視点が大切です。

会計ソフトを使うと税理士は不要?

事業規模や会計に関する処理の多さによりますが、一般的に「個人事業主」は会計ソフトで十分ではないかと考えられます。一方、法人の場合は会計業務そのものも増える上に、税務や申告に関する知識が必要な判断が増えますので、税理士に相談するケースが多いようです。会計処理以外の部分でも頼ることが増えるからでしょう。

ただし、個人事業主であっても主業務に集中したい場合や、会計処理の時間が取れない場合などは、税理士へ依頼するのもひとつの方法です。2019年10月に軽減税率が導入され、2023年10月以降からインボイス制度がスタートします。複雑化する経理・請求業務のことを考慮して、将来的には専門家への相談や契約を考える方が増えるかもしれません。

会計ソフト初回導入時の注意点

会計ソフトを導入する際には、次のようなポイントに気をつけましょう。

仕訳の入力は勉強と慣れることが必要

会計ソフトは、経理処理の手間を大幅にカットしうるもので、簿記知識が乏しくても使用できるように各社開発されています。しかし、やはり最低限の知識はあったほうがよいです。事業を続けていくうえで、お金の流れや経営状態を把握することは重要です。そのためにも基本的な用語や経営の読み方などは勉強しておくことをおすすめします。

また、ソフトの使い方についても勉強と慣れが必要です。スムーズに扱えるようになるまで、少し時間がかかるものだと考えましょう。

領収書や請求書など、紙書類は整理しておく

会計ソフトが手伝ってくれるのは、あくまでも情報がデータになった瞬間からです。店舗で受け取った領収証や、取引で発生した請求書・受領書などの書類はきちんと整理し、入力しやすい環境をつくっておきましょう。

取引データの記録を確認

クレジットカードや銀行取引などを自動で取り込み、自動仕訳をする機能がある会計ソフトもあります。あらかじめ、連携設定とインターネット環境が必要です。銀行取引などは、契約銀行によっては、インターネットで取引履歴を取得できる期間が決まっていたりするので、最新の取引データしか取得できない場合もあります。

その場合、通帳や請求書や領収書をもとに入力作業を行うことになります。入力する時間と作業が余計にかかることになるので、連携設定や「確実に取引データを取得し、会計ソフトに仕訳として記録できたかどうか」といった確認は怠らないようにしましょう。

弥生の会計ソフトをおすすめする理由

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「弥生会計 シリーズ」は、弥生株式会社が提供する会計ソフトです。「弥生会計 シリーズ」は、30年以上の歴史とインストール型では、連続売上実績No.1(※1)、クラウド型でもクラウド会計シェアNo.1(※2)の実績があり、製品ユーザー登録者数は、2019年9月現在190万事業者を超えています。多くの利用者がいるからこそ、その声を製品開発やサービスに活かせているのです。

(※1)全国の主要家電量販店・パソコン専門店・ネットショップ2,654店におけるソフト実売統計で、弥生は2018年の年間最多販売ベンダーとして最優秀賞を獲得。(業務ソフト部門:20年連続受賞、申告ソフト部門:15年連続受賞)-株式会社BCN調べ

(※2)「クラウド会計ソフトの利用状況調査」(2019年3月)-MM総研調べ

法人向けの「弥生会計」と個人事業主の所得税確定申告ソフト「やよいの青色申告」「やよいの白色申告(※3)」は、インストール型とクラウド型のどちらのタイプの会計ソフトでも自動取込・自動仕訳を実現しています。

(※3)「やよいの白色申告」は、クラウド型のみサービス提供

さらに現金取引で手書き領収書からの入力など、取引を自分で入力しなければいけない場合でも、簿記の知識がない人がかんたんに取引を記録できる「かんたん取引入力」といった入力画面が用意されています。

そのため、借方・貸方などを意識することなく取引の種類を選んで金額を入れれば、複式簿記の仕訳として記録されるので、個人事業主が最大65万円の青色申告特別控除を受けるために必要な複式簿記の帳簿、貸借対照表などが容易に作成できます。

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[「やよいの青色申告」かんたん取引入力 取引例を探す画面]

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[やよいの青色申告 オンライン かんたん取引入力 画面]

さらにe-Taxにも対応しているので2020年分からの青色申告特別控除の要件変更でも65万円控除の適用が受けられます。

消費税改正など法令・税制改正や様式変更があっても、スムーズに業務が行えるよう、サポートがしっかりしています。

業界最大規模のカスタマーセンターでは、専門スタッフが製品の導入から日々の運用まで、電話やメールで対応してくれます。

そして、9,000以上の税理士、会計事務所とパートナーシップがあり、プロがおすすめする業務ソフトとして、定評があります。

まとめ

「会計ソフト」は、役に立つツールではありますが、活用をするのはご自身です。この記事をご覧の方は、新たに会計ソフトを導入しようと考えていたり、今利用されている会計ソフトから変更を検討している方もいるかもしれません。

会計ソフトを導入する際には、メリット・デメリットをしっかり確認して、「自分や自分の事業に適した会計ソフトかどうか」で、判断してみてください。

photo:Getty Images

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この記事の執筆者

倉持 鎮子
倉持 鎮子

ライティングスタジオ・シーラカンストークス代表/ライター/ディレクター/マーケター。
美容、育児・教育問題、PTA関連、科学、不動産、保険、採用に関する記事を執筆。

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